Гъвкаво управление на ресурсите

разпределяне

управление

планиране

ресурси

задачи

Въведение
Традиционно или гъвкаво управление на ресурсите?
Как да използвате функцията
Роли и разрешения

Въведение

Можете ли да си представите да комбинирате най-доброто от класическото управление на ресурси и гъвкавото управление на проекти в един инструмент? Ние правим. Ето защо представяме модул за ясно разпределяне на екипи и потребители към проекти от гледна точка на най-високо ниво – гъвкаво управление на ресурсите, включително вградено управление на умения. Това е лесен за използване визуален инструмент, който е алтернатива на класическото управление на ресурси и е идеален помощник, ако се занимавате с повече от 10 проекта наведнъж.

За да увеличи максимално яснотата и простотата, този инструмент използва само основни измерения (проект, екипи, работници, време). Управлението на уменията помага да се разпределят специалисти и експерти за работа, която използва най-добре техните умения. Поддържайте хармонията в сътрудничеството на проекта, екипа и хората на една ръка разстояние. Управлявайте ресурсите си по гъвкав начин.

Този модул представлява ново ниво на оптимизация на вашите ресурси и по този начин цялостната ефективност на управлението на вашия проект. Комбинацията от всички тези предимства означава по-малко стрес, по-добри взаимоотношения, по-малко конфликти, по-добра атмосфера на работното място и в крайна сметка по-добра доставка за крайния клиент.

Основни функции:

Лесен и визуален инструмент за планиране на ресурси от най-високо ниво
Алтернативен вариант за класическо управление на ресурси
Гъвкаво разпределение на екипи
Разпределение на портфейлните ресурси – вход за и изход от планирането
Само основни измерения (проект, екипи, работници, време)
Управление на уменията – помага за разпределяне на специалисти и експерти

Традиционно или гъвкаво управление на ресурсите?

Този раздел обяснява разликата между двете управления на ресурси, които са част от плановете за бизнес и платформа. Какво общо имат (и не) те? Много малко. Освен името, те споделят основното предназначение – разпределяне на натоварването към наличните мощности. Когато видим как всеки изпълнява тази основна цел, става ясно, че общите елементи се разминават бързо. Много е важно да се разбере, че те НЯМАТ функционална връзка. Следната сравнителна таблица предоставя общ преглед на разликите във фразите.

	Гъвкаво управление на ресурсите	Управление на ресурси
Ниво на детайлност	Планиране на високо ниво	Микромениджмънт
Мерни единици	седмици	Часа
Размери	Изглед на проект, изглед на екип, изглед на потребител	Потребителски изглед, Групов изглед
Onboarding	Въведете основни принципи	Професионално изпълнение
Свобода на използване	Независимо от останалата част от приложението	Тясно свързан с правилата и ограниченията на задачите и проекта
Период от време	Само бъдеще	Бъдеще и минало
Набор от функции	Основен, интуитивен	Обширен, експертен
Набор от функции	Да	Не
Доклади	Не	Да

Как да решим

За да преведете таблицата в разбираеми истории, ето няколко полезни съвета. Трябва да осъзнаете кои твърдения резонират най-много с вас.

Agile Resource Management е предназначен за:

Директорите, които вземат решение за дългосрочните приоритети на компанията, защото позволяват лесно да се присвояват капацитети на проекти дори месеци напред
Директорите гарантират, че суперзвездите на компанията се използват за правилните проекти в точното време, тъй като функциите за управление на уменията позволяват да се определи най-доброто разпределение на таланти
Режисьори, които гледат голямата картина, защото тя показва цялата най-важна информация без ненужни подробности
Мениджърите виждат различни гледни точки поради своите 3 вида гледни точки – проекти, екипи, работници
Мениджъри, които избягват микромениджмънта, защото той ясно визуализира за какво са назначени работниците
Мениджъри, овластяващи функционалната работа в екип, защото позволяват формирането на екипи със съвместими и допълващи се набори от умения
Мениджъри, ориентирани към целите, защото бързо се възприемат, работят гладко и никога не се превръщат в разсейване
Екипни играчи, защото личната джаджа показва не само вашите проекти, но и колеги по тези проекти
Директори, мениджъри и работници, гледащи напред, защото това е инструмент за планиране, работещ само с бъдещето

Agile Resource Management не е предназначен за:

Генериране на цифрови отчети
Напредък на проекта или визуализация на състоянието
Пропорционално планиране на натоварването (% разпределение на ресурси за период от време)
Микромениджмънт
Гледайки в миналото
Контролиране

Управлението на ресурсите е предназначено за:

Директори, упражняващи пълен контрол, защото работят в дълбоки детайли, под формата на почасови разпределения
Режисьори, жадуващи за подробни отчети заради специализираното табло за управление и неговите уиджети
Мениджърите планират точно защото позволяват автоматично, както и ръчно почасово разпределение на потребител/ден
Технически разбираеми мениджъри, защото се придържа към различни собствени конфигурации и някои от останалата част от приложението
Мениджъри, оценяващи числата заради специализираното табло и неговите джаджи
Самоуправляващи се работници заради личната джаджа

Управлението на ресурсите не е предназначено за:

Потребители без подходящо обучение
Лесна работа

Как да използвате функцията

Има два начина за подход към Agile Resource Management. Първият от тях е елемент в глобалното меню >> Бизнес >> Гъвкаво управление на ресурсите.

Това ще ви отведе до страница, посветена изключително на този инструмент, включително всички настройки и опции за филтриране. Нека обясним опциите, които ще намерите в горната лента.

Филтри: Тук можете да добавите неограничен брой критерии за филтриране за разпределенията, показани на времевата линия. Щракнете върху Изтриване на всички бутон за изтриване на всички избрани филтри.
Поле за търсене: Тук можете да въведете произволна дума за търсене или част от нея, въз основа на което само данните, съответстващи на тази дума за търсене (напр. проекти, екипи, работници), ще бъдат показани на времевата линия.
Запазени филтри: Тук можете бързо да изберете един от вашите запазени филтри, вместо ръчно да конфигурирате вашите критерии за филтриране.
Проекти, екипи, работници: Тук избирате дали искате да видите разпределенията, структурирани по проекти, екипи или работници на времевата линия.
Ден, седмица, месец: Тук избирате нивото на увеличение на времевата линия в зависимост от това колко голям период от време трябва да работите.
Глобално меню: Тук имате възможност да промените режима на показване (нормален, компактен), да покажете или скриете глобални събития, управление на умения или да активирате изглед на цял екран за по-добра видимост. С помощта на бутоните по-долу можете да създадете глобално събитие, което ще се покаже на времевата линия на определена дата, включително въведено име и коментар, също така имате опцията да експортирате (изтеглите) екранна снимка на времевата линия във формат JPEG или PNG и накрая можете да видите хронологията на промените, направени в този инструмент, включително опциите за филтриране на хронологията.
Добавете проекти: Ако имате разпределения по проекти, показани на времевата линия, ще видите бутон, чрез който можете да добавите всеки от съществуващите проекти към времевата линия.
Създайте екип: Ако имате разпределения по екипи, показани на времевата линия, ще видите бутон, който ви позволява да създадете екип, като въведете неговото име, цвят, аватар, изберете дали е външен или Scrum екип, начална дата на спринта и продължителност на спринта в седмици. Създаденият екип веднага се включва сред другите екипи, видими на времевата линия, включително разпределенията, които му присвоявате.

В долната лява част виждате списък с проекти, екипи или работници, според които са структурирани разпределенията на времевата линия. Зад всеки елемент от списъка виждате цвета на този елемент на времевата линия, има и превключвател за бързо показване/скриване на този елемент на времевата линия, а точно до нея ще намерите глобално меню, под което са скрити различни опции, които можете направете с дадения артикул. Например можете да добавите работници към проект, да създадете събитие за проект или да изтриете проект. Можете да редактирате екип, да добавяте проекти или работници към екип или да го изтриете. За отделни работници можете да коригирате уменията им или да показвате/скривате паралелни разпределения (те ще се показват при активиране само в екип изглед. ). Можете свободно да променяте реда на отделни проекти, екипи и работници в списъка, като използвате функцията за плъзгане и пускане.

В долната дясна част има времева линия, където можете да видите цветни ленти, показващи разпределенията, т.е. натоварването на даден проект, екип или работник във времето. Тези разпределения са цветно кодирани за по-голяма яснота и можете да ги удължите или съкратите, както желаете, като преместите ръба на даденото разпределение (с помощта на функцията за плъзгане и пускане). Създавате ново разпределение, като щракнете двукратно с левия бутон на мишката където и да е върху времевата линия. За да изтриете разпределения, щракнете с десния бутон на мишката върху даденото разпределение и изберете Изтриване на разпределението.

Вторият начин за подход към Agile Resource Management е джаджата на My dashboard. Просто отидете на всяко табло за управление и щракнете върху Персонализирайте тази страница бутон в долната част. Потърсете раздела Agile Resource Management в списъка с джаджи и изберете една от двете опции: проект и личен. Както можете да видите, приспособлението на Моето табло винаги е ограничено до проекта или личния изглед и не можете да превключвате между тях в реално време. Можете обаче да добавите неограничен брой от тези джаджи с различни настройки към една страница. В настройките на джаджата можете да изберете името на джаджата и да зададете предварително критериите за филтриране.

След като запазите промените, веднага ще видите притурката на таблото си за управление. Можете да превключвате между различни времеви периоди (ден, седмица, месец) директно в уиджета, а има и глобално меню с допълнителни опции за показване.

За да добавите нов екип или умение към Agile Resource Management, отворете Администрация >> Категории >> Agile Resource Management, където ще намерите и двете опции на едно място. Разбира се, освен да добавяте нови екипи и умения, можете също да редактирате или премахвате съществуващи.

Роли и разрешения

Не трябва да забравяме да зададем потребителски права, в Администриране >> Роли и разрешения >> изберете роля >> Глобални разрешения >> Agile Resource Management. Тук просто проверявате дали съответната потребителска роля има право да преглежда Agile Resource Management и дали може да го управлява (т.е. да прави промени в него).