Ensuring Helpdesk email deliverability: How to overcome DMARC challenges

Затягане на проверката на имейл

Една от основните характеристики на Информационно бюро е имейл комуникация с вашите клиенти чрез билети в Easy Redmine. Частта относно имейл комуникацията в приложенията на Easy Cloud се управлява от SMTP сървърите на Easy Software. Тук може да възникне конфликт...

Популярен механизъм за валидиране на имейл, наречен DMARC, се прилага широко в много компании и имейл услуги (с право). Този механизъм проверява (наред с други) дали входящият имейл не е подправен. Някои функции на Helpdesk използват подправяне на поща (не за спам, а за редовна комуникация с вашите клиенти).

Example of overcoming DMARC challenges

The application runs on Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. This Cloud application uses an Easy SMTP server for mail notifications smtp2.easyredmine.com. В приложението има потребител, който работи като агент по поддръжка - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk е конфигуриран по следния начин:

Марки ще напише съобщение до клиент чрез бюрото за помощ. Въз основа на настройката по-горе той автоматично се въвежда като подател.

Получаващият имейл сървър на Джулия има DMARC проверка. Той сравнява SMTP сървъра (smtp2.easyredmine.com) и обявения изпращач на имейл (marky.mark@mycompany.com). Тъй като тези два домейна са различни, имейлът се счита за опасен, DMARC блокира имейла преди да стигне до Юлия (и тя да остане без отговор).

What does this mean? Free email services, such as Gmail, already have DMARC enabled. Also, more and more companies gradually implement DMARC. As a result, some emails from your Easy Redmine Helpdesk on the Cloud may not reach your clients.

Как да го разрешите на Easy Cloud

There are quick solutions and long-term ones.

1. Quickest - Change Helpdesk setting

Отидете на Още >> Бюро за помощ >> Настройки на бюро за помощ и променете подателя на имейл на „По подразбиране от известие по имейл“

След това отидете на Администриране >> Настройки >> Известия по имейл - Имейл адрес за известяване (FROM). Адресът трябва да е във формата @notifications.easysoftware.com. Ако вече сте променили адреса за уведомяване на потребителски домейн, преминете към следващото решение.

2. Simple and stable - configure Sender Policy Framework (SPF)

Adding via SPF is the most effective solution in terms of effort and reward. We have already described it in an article providing information about email notifications from the Cloud.

Според нашия пример по-горе, бихте добавили към своя SPF запис:

include:spf.mailing.easy.cz

Това на практика позволява на Easy Cloud SMTP да постави вашия домейн като подател на имейли, без да бъде смятан за подозрителен. В резултат DMARC на вашия клиент Джулия (от нашия пример) ще приеме имейла от Helpdesk (Marky).

3. Ultimate solution - own SMTP

If your Cloud application uses your SMTP server, there will be no conflict in the allowed domains. It would help to have all of them permitted when you use a set of multiple domains.

Owning SMTP on Easy Cloud is achievable, but it is the most complicated of the available solutions. It may have some limitations, e.g., automatic application update delivery.

How to solve it on server solution (on-premises)

To sum up, the solution on your server already requires you to configure your own SMTP. Therefore, you have most likely already avoided this problem. In this case, you may want to verify your SPF records that all your relevant domains are allowed.

Заключение

Due to ever-tightening security standards in the IT sector, there are significant implications for Easy applications, particularly in email communication via the Helpdesk on Easy Redmine Cloud. One critical aspect is managing email communication on Easy Cloud applications through Easy Software's SMTP servers, which can lead to conflicts. A key mechanism, DMARC, is increasingly being adopted by companies and email services to validate emails and prevent spoofing, ensuring the authenticity of incoming emails. 

Several solutions are available to address DMARC-related email delivery issues on Easy Cloud. The quickest fix involves adjusting Helpdesk settings to change the mail sender and configuring the notification email address accordingly. A more stable solution is to implement the Sender Policy Framework (SPF) by updating SPF records to include the Easy Cloud SMTP server domain, allowing emails to be accepted by DMARC systems. For a more comprehensive approach, using your own SMTP server on Easy Cloud can eliminate domain conflicts and ensure smooth email delivery, albeit with added complexity and potential limitations like automatic application update delivery challenges.