Стандартизиране на работата по управление на проекти – Ayesa Advanced Technologies

Предизвикателство

Айеса иска управлявайте проектите като работни пакетии всеки от работните пакети има свързани изисквания и резултати.

очакване

• Стандартизиране на управлението на проекти работа само с един инструмент
• Технически детайли: контрол и управление на продуктите, договорните елементи, задачи, разходи, прекарано време в един инструмент
• Управление на капацитета: подобряване на гъвкавостта на ресурсите
• Йерархия на ресурсите под контрол чрез управление на ролите
• Подобряване на производителността и марж на разходите
• Стандартизиране на процедурите

Изисквания

• Инструментът трябва да позволява различни типове проекти и задачи
• Интеграция с друг корпоративен софтуер (SAP, BPC)
• Управление на ресурси и умения
• Работа, извършена от всеки служител (включително вида работа и категория)
• Договорна документация на проекта и отношенията с работата и служителите
• Отчитане на извършената работа, предстояща и в ход
• Отчитане на извършената работа в срок
• Управление на капацитета
• Прогнозно, изразходвано и фактурирано време

Решение

Подготовка

Преди внедряването се проведе пилотна фаза, където бяха дефинирани основните изисквания, които бяха включени в средата на Easy Redmine и след това представени на ръководството на компанията. Одобрението беше последвано от детайлна реализация, в която активно участваха ключови потребители на приложението от отдела на проектния офис. През 11 г. беше изпълнен пилотен проект с 2019 проекта.

Настройки

В първата стъпка беше дефинирана подробна структура на проекти заедно с всички типове потребители и параметрите на личните страници на потребителите. Създадени са шаблони на проекти, така че е възможно да се създаване на проекти със стандартизирани параметри.

Сървърно решение / Облачно решение

Облачното решение беше избрано от AYESA. Настроихме системната среда във временен облак и след това мигрирахме към крайната облачна среда. За да поддържа по-голям брой потребители и интензивно използване на инструмента, AYESA се премести от публичният облак да се частния облак.

обучение

Обучихме ключови потребители и администратори по време на внедряването и допълнително други потребители на приложението изчерпателни тематични блокове.

Тестване

Клиентът използва тестова среда с реални данни, което позволява нови изисквания и функции да бъдат тествани преди внедряването в производствената среда. Пилотът от 11 проекта беше много важен за да завършите тестването и да продължите с внедряването.

Оценка

Цели и ползи

• Лесната реализация на Redmine предполага:
• Поддръжка на методологията на задачите на AYESA
• Обща и корпоративна техническа база данни
• Стандартизация на инструментите за управление на проекти
• Подробен мониторинг на натоварването: планиране, резултати и необходими работи
• Контрол на дейностите на служителите (свършена работа, отдаденост...)

Най-използваните функции

1. Проект Гант: целият екип използва Gantt, за да види плана и да актуализира задачите.
2. Прекарано време: Тук можем да контролираме прекараното време на отбора и групите.
3. Управление на ресурси: Да контролира натовареността на членовете на екипа.

Както го вижда клиентът

„ERM ни дава допълнителна видимост на натоварването и капацитета по отдели и области, каквато никога досега не сме имали.“

Кармен Клавихо де ла Корте
Мениджър Производство
Ayesa Air Control

„ERM е перфектният инструмент за добре организиран проект, позволяващ на всеки член на екипа да знае какво трябва да направи по всяко време, а ръководителят на проекта да контролира графика.“

Алфонсо Мореско Хулия
Ръководител на проекта
Ayesa Advanced Tech.