SZTAKI премина към Easy Redmine, за да получи професионален набор от инструменти за поддръжка

Преди да преминете към Easy Redmine

SZTAKI беше използвайки Redmine 4.02 с плъгини Redmine UP Helpdesk и CRM. Но те бяха липсващ професионалист поддръжка на управление на проекти инструментите и мобилен потребителски интерфейс.

Заданието

Компания, тясно свързана със SZTAKI, вече използва Easy Redmine за управление на проекти. Имаше практика за използване на софтуера и ръководството беше склонно да въведе и позната система. Топ предизвикателства трябваше да има ефективен сътрудничество и способността да създаване на персонализирани работни процеси за конкретни типове задачи.

Очакванията, които трябва да бъдат изпълнени

• Пълнофункционално управление на проекти за по-висока ефективност
• Дигитализирайте процеса на подаване на документи на компанията (използвайки подход, базиран на работния процес на Easy Redmine)
• Миграция и реорганизация на процесите на Service Desk, придобиване на разширени функции (комуникация чрез имейл при проблеми с Easy Redmine)
• Набор от инструменти за поддръжка на професионално управление на проекти

Изисквания

• Операция на място
• Поддръжка на SAML SSO
• Наличен публичен API за целите на автоматизацията
• Интеграция GitLab

Нека внедрим

1) Подготовка

По време на внедряването класическият модел на консултации беше изместен на заден план, тъй като SZTAKI вече имаше практика, базирана на Redmine, и екип, съставен от технически експерти, много от които са запознати с подходи за проследяване на проблеми и базирани на процеси. Поддръжката беше необходима само за много специфични проблеми, обикновено недокументирани функции.

Най-трудните задачи:

• Процесът на инсталиране на място – имаше много взаимодействия с техническата поддръжка и трябваше да се направят заобиколни решения.
• SAML/SSO процес на влизане – Трябваше да бъде коригиран, тъй като решението извън кутията не прилага целия стандарт, а само част от него
• Предоставяне на потребител (свързано със SSO) и проблеми с миграцията – Процес на физическо внедряване (скрипт/кодиране).

 
2) Настройки

SZTAKI имаше своите настройки от предишната инсталация на Redmine и те успяха да ги преведат в новата среда Easy Redmine.

Клиентът избра сървърното решение въз основа на местните разпоредби и изискванията за вътрешна сигурност. Сървърът е инсталиран самостоятелно от техническия персонал на SZTAKI. Както бе споменато по-горе, техническият персонал на Easy Redmine поддържаше главно ad hoc проблеми.

Тъй като Redmine и Easy Redmine са доста различни, SZTAKI преведоха всичките си тракери и работни процеси в новата система и създаде необходимите проекти, тракери, състояния и малък брой проблеми като ръчна миграция. Освен това миграцията на масов проблем беше извършена чрез автоматична миграция на API2API.

Клиентът също успя да създаде система за осигуряване, която създава потребители от централната система за управление на идентичността на SZTAKI в Easy Redmine с API извиквания, така че потребителите да могат да влизат чрез SSO.

По време на внедряването на дигитализирания процес на подаване, персонализирано решение беше внедрено от SZTAKI, за да може да генерира уникални серийни номера. Дейностите по поддръжката бяха при поискване по време на целия процес.

3) Обучение

По време на внедряването на цифровизирана система за архивиране ние обучихме ключовите потребители. Това беше обучение като консултация. Образовахме ги, преминавайки през тематичните блокове. След това преминахме към случаи на употреба и отговорихме на всички въпроси.

4) Тестване

ЩАКИ създаде среда за разработка/пясъчна среда за себе си с достъп до нашата поддръжка. Тестването на конкретни настройки и първото внедряване на тракери и работни потоци се случи тук (ръчно тестване на миграцията), включително внедряването и тестването на персонализирани решения, като предоставяне на потребители и мигриране на API2API. Обучението беше проведено в производствена среда преди миграцията и пускането на живо.

А резултатите?

Внедряването на Easy Redmine донесе: 

• Способността да докладвайте всички проблеми на HelpDesk на централна система и ги проследете, без да забравяте нищо.
• Възможност за дефиниране едно място за всеки проект управлявани от SZTAKI и с помощта на инструментите за управление на проекти.
• Със способността да създаване на персонализирани работни процеси, вече е възможно да се дигитализират бизнес процеси, които преди са били управлявани ръчно.
• Възможността да проследяване на стратегически или регулаторни цели с персонализирани работни потоци, по начин, който може да се провери, чрез съхраняване на всички исторически дейности на доверени, удостоверени и оторизирани потребители.