Teised tegurid, mis mõjutavad ressursi kohandamise protsessi, on iga projekti kestus ja nõuded. See tähendab, et ressursside eraldamine sõltub projektide iseloomust ja tüübist. Nende tegurite arvesse võtmisel peavad juhid ennustama, milliseid ressursse ülesanne vajab. Selleks peab juhil olema sobivad oskused ressursside maksumuse ja kättesaadavuse hindamiseks. Lisaks nendele oskustele suunab kogenud ja pädev juht ressursihalduse protsessi tõhusa tööriista, nagu Redmine, abil.
Kuidas Redmine toetab ressursihalduse meeskondi?
Redmine sisaldab mitmeid funktsioone, mis võimaldavad juhtidel tasakaalustada oma ressursse. Tööriist võimaldab meeskondadel hinnata, millised tarvikud on projekti lõpuleviimiseks vajalikud. Tõhus ressursihaldus säästab aega, kulusid ja parandab tootlikkust, mis kajastub ettevõtte kasvus. Seetõttu ei tee pädev juht kunagi järeleandmisi vahendite eraldamisel. Mõned Redmine'i kasutamise eelised ressursihalduseks on:
1. Töötajate kaasamine
Ressursihaldus nõuab pidevat suhtlust töötajate vahel. Sellepärast võtavad juhid meetmeid suhtlusbarjääride vähendamiseks. Kui töötajad suhtlevad vabalt meeskonna juhtidega, saavad nad jagada ideid ja selgitada, kuidas piiratud ressursid tekitavad probleeme. Nad saavad ka selgitada tagajärgi, näiteks töötajad ei suuda projekti õigeaegselt lõpule viia.
Sellisel juhul toimib Redmine ajakava tarkvarana ja aitab kindlaks määrata ülesannetele eraldatud ressursse. Lisaks sellele kõrvaldab see riski, et ressursid on ala- või ülequalifitseeritud. Mõlemad juhud mõjutavad negatiivselt tootlikkust ja häirivad ettevõtte tegevust. Põhjus, miks paljud ettevõtete omanikud usaldavad Redmine'i ressursihaldusega, on see, et see pakub vastutust, samal ajal arendades töötajate oskusi.
2. Ressursside puuduse lahendamine
Ettevõtted arenevad pidevalt uute projektide ja ülesannetega. Kuid kui töötajad ei suuda antud ressurssidega projekti nõudeid täita, peavad nad suhtlema. Neil on vaja tsentraliseeritud süsteemi, et teatada puudustest juhtkonnale. Mõnikord ei vasta eraldatud ressursid projekti nõuetele. Sellisel juhul peavad töötajad probleemi kohe juhtidega lahendama ja projekti tähtaegselt lõpule viima.
Kuna Redmine saab edendada sisemist suhtlust, siis paljud ettevõtete omanikud liiguvad selle avatud lähtekoodiga tarkvara juurde. Kohandamisvõimalused teevad sellest tööriistast juhtiva valiku ressursi eraldamise prioriteetide seadmiseks ja parema suhtluse edendamiseks.
3. Projekti finantsprognoosimine
Projektijuhtidel tuleb ressursse oma töötajatele jaotades prognoosida projekti finantsaspekte. Nad peavad võtma ennetavaid meetmeid ja kontrollima projekti kulusid ette, mis on võimalik, genereerides konkreetseid teadmisi. Need teadmised hõlmavad üldkulusid, tulu, kulusid ja projekti kasumimarginaale. Nende teadmiste alusel saavad juhid parandada kasumlikkust, vähendades projekti lõpuleviimiseks vajalikke kulusid.
Redmine'i integreerimine ettevõttega aitab meeskonnajuhil prognoosida ja kontrollida projekti kulusid reaalajas. Lisaks saavad meeskonnad integreerida erinevaid kolmandate osapoolte rakendusi ja analüüsida ressursimahtu ja nõudluse vahelist lõhet.
4. Läbipaistvuse edendamine
Eelkõige soodustab läbipaistvus usaldust meeskondade ja juhtkonna vahel. Samuti suurendab see töötajate moraali ja tootlikkust. Pea meeles, et töötajate õnne hoidmine prioriteedina julgustab neid paremini esinema. Mitte ainult seda, ressursi eraldamise läbipaistvus võib suurendada tootlikkust. Kui töötajad saavad projekti käigus kontrollida määratud ressursse, saavad nad luua paremaid strateegiaid. Nad saavad luua realistlikke eesmärke ja lõpetada projekti õigeaegselt.
Redmine'i integreerimisega oma ettevõttes saavad juhid jagada töötajatega täielikku projektiinfot. Selle tulemusena haldavad töötajad ressursse tõhusalt. Lisaks, kui töötaja, kes töötab projektis, leiab, et ressursid on ebapiisavad, saab ta juhtidega arutada. Kui meeskonnaliikmed oskavad varakult hinnata varade ja vahendite piisavust, vältivad nad probleemide tekkimist poolel teel.
5. Suurema pildi visualiseerimine
Redmine kui projektijuhtimise tööriist aitab ettevõtetel organiseerida, hallata ja lõpetada projekte õigeaegselt. Ressursside haldamine on projektijuhtimise oluline osa ja juhid ei tohiks sellega eksida. Redminel on mitmeid funktsioone, nagu ressursigraafikud ja -aruanded, filtrid ja ajajälgimine. Need tööriistad aitavad juhtidel projekti erinevatel tasanditel visualiseerida, kasutades varasemaid aruandeid ja prognoosida hinnangulisi ressursse. Ettevõtted ei saa erinevatele projektidele suvaliselt vahendeid eraldada. Nad peavad arvestama kõigi teguritega, mis mõjutavad ressursse.
Ressursside juhtpaneel Easy Redmine'is
6. Maksimaalne ressursi kasutamine
Ressursside kasutamine hõlmab ressursside maksimaalset ära kasutamist. Juhtidel on valem, mis aitab kindlaks teha ressursside tegeliku kasutamise. See on ressursside tööaja protsent teatud perioodil. Redmine'i abil saavad aga juhendajad automatiseerida maksimaalse kasutamise ja jagada teavet meeskonnaga. Lisaks võimaldavad rollid ja piirangud juhtkonnal anda teavet asjakohastele meeskonnaliikmetele. See soodustab projekti konfidentsiaalsust, säilitades samal ajal läbipaistvuse.
Redmine'i pakutavad ressursihalduse funktsioonid
Mõned Redmine'i ressursihalduseks kasutatavad funktsioonid on järgmised:
- Igapäevased, nädalased ja kuised aruanded eraldatud ressursside järgi
- Ülesannete värskendamiseks ja määramiseks lohistamise ja kukutamise funktsioonid
- Integreerimine tööaja arvestusega, näiteks riigipühad ja planeeritud puhkused, mis mõjutavad töövõimekust
- Integreerimine kalendriga, näiteks planeeritud koosolekud koormuse alusel
- Planeerimisvõimalused meeskondade ja jälgijatega
- Ressursiaruanded selgeks visualiseerimiseks. Graafikud aitavad ressursside eraldamisel lähtuda töötaja võimetest.
Järeldus
Redmine on mitmekülgne projektijuhtimise tööriist, millel on funktsioonid nagu ajahaldus, probleemide jälgimine ja ressursihaldus. Tööriist julgustab töötajaid tööd tegema, samal ajal prioriteediks seades tootlikkuse. Samal ajal saavad juhid ajastada ülesandeid ja määrata ressursse sõltuvalt projektist. Meeskonnad saavad vaadata, muuta ja hallata projekte vastavalt määratud rollidele ja piirangutele.
