Kõige tavalisemad vead uue projekti alustamisel

Miks alahindavad projektijuhid ja meeskonnad projekti algusfaasi?

See ei tähenda, et projektijuhid oleksid laisad või ebajärjekindlad. (Jah, see võib juhtuda, kuid me usume, et te püüate saada TIPPmängijaks.) Asi on selles, et enamik projektijuhid kogevad "ühest projektist teise hüppamise" olukorda. Kui teil polnud aega "mentaalse ukse" sulgemiseks just valminud projektile, SAMAL AJAL kui olete juba surve all alustama uut projekti, siis tõenäoliselt ebaõnnestute - või vähemalt teete vigu ja halbu otsuseid. Seetõttu enne uue suure projekti käivitamist paluge lisaaega, et valmistuda ja jätkake seejärel samm-sammult vastavalt meie nõuannetele.

"Võtke parem üks või kaks päeva lisaks, et alustada
uut projekti - nii saate sellele praktiliselt ja vaimselt pühenduda."

Enne algust

Enne uue projekti tutvustamist oma meeskonnale on vaja teha mõningaid ettevalmistusi. Esiteks, alustage kliendi ja huvigruppidega rääkimisest allpool loetletud teemadel. Loo uus mõttekaart, et kirja panna kogu informatsioon, märkmed ja ideed loogilises struktuuris, nii et sul oleks need hilisemaks hindamiseks ühes kohas.

• Mis juhtub, kui see projekt ei toimu?
  
  Muidugi, võiksite seda küsida viisakamalt: "Mis on projekti eesmärk?" Kuid teil on vaja rohkem - panna oma klient sügavamalt mõtlema projekti tegeliku mõju ja eesmärgi üle. Seetõttu on küsimus "Kuidas aitab see projekt teie strateegiat edukaks muuta?" palju parem. Te oleksite üllatunud, kui sageli sellised küsimused lõppkokkuvõttes projekti kirjeldust muudavad!

• Tõeline lugu: Piimatoodete ettevõte võttis ühendust reklaamiagentuuriga, et luua uus reklaamikampaania müügi suurendamiseks. Pärast agentuuri sügavamaid küsimusi ja mitmeid debriefinguid muutus kogu lähenemine taotlusele. Probleem ei olnud reklaami puudumine, vaid liiga suured jogurtitopsid - lastele oli liiga palju toitu, nii et nad ei söönud kogu jogurtit ära, mis omakorda ärritas vanemaid, sest nad pidid ülejäägid ära viskama. Esimene asi, mida tuli teha, oli seetõttu toodete pakendamise muutmine praeguselt suuruselt väiksemaks. Kui klient selle muudatusega nõustus, oli aeg luua reklaamikampaania, mis edastaks toote praktilisemat suurust.

• Kui palju raha meil projekti jaoks on?
  
  Jällegi, see ei puuduta ainult summat ise. Püüdke välja selgitada, kas on olemas mõned lisavahendid (juhul kui te tulete välja erilahendusega) või kas eelarve on fikseeritud. Ärge kartke rääkida ka teemadest nagu arvete maksetähtaeg, makseviis, osalus lisamüügist jne. Te hindate vastuseid, kui huvigrupid küsivad teilt Kulude üksikasjalikku struktuuri ja teie uue projekti rahavoogu.

• Millal tuleks projekt valmis olla?
  
  Püüdke saada oma kliendilt võimalikult täpset vastust. "Oktoobris" ei ole vastus. Kuna teie ettevõttes tõenäoliselt jookseb mitu projekti (ja mõned meeskonnaliikmed võivad töötada mitmel neist), peate ajastust kohandama mitte ainult kliendi soovile, vaid ka teie ettevõtte praegusele projektide portfellile.

• Määratlege suhtlusviis
  
  Säästke endale palju stressi ja määratlege isikud või meeskonnad, kes suhtlevad koos projekti edusammude osas. Nii saate kogutud ja struktureeritud tagasisidet, mitte tonnide kaupa kaootilisi e-kirju erinevatelt inimestelt. Leppige kokku võimalikult väheste suhtluskanalite kasutamises. Valides oma projektihaldustarkvara, veenduge, et sellel oleks ka sujuvalt töötav rakendus nutikate e-posti teadete jaoks.
  
  SOOVITUS: Paljude projektide (eriti digitaalsete ja tarkvaraarendusprojektide) puhul on soovitatav töötada paindlikult. Sellisel juhul kasutage kas Спорна топка или Kanban tahvlit. Võite selle ka oma kliendile esitleda ja selgitada sprintide põhimõtet.

Tulemus? Pärast seda eelnevat koosolekut olete valmis määratlema oma rauatristiku, mis koosneb eelarvest, ulatusest ja ajaliste piirangutega. Suurepärane, eks?

"Alusta uut projekti kaks korda: projektijuhi ja kliendi tasandil ning seejärel oma meeskonnaga."

Kuidas alustada projekti oma meeskonnaga

Nüüd, kui teate oma kliendi vastuseid, saate projekti kallal tööle asuda. Võtke rahulikult, korraldage end ja kaasake oma meeskond.

1. Koosta oma meeskond
   
   Unistuste meeskonna loomiseks oma projekti jaoks peate esmalt kontrollima oma ressursside võimekust. Saage ülevaade tähtaegadest ja töötundide jaotamise probleemidest. Arvestage meeskonnaliikmete puhkusi ja nende tegelikku töökoormust. Kui on vaja täita konkreetne roll, ärge kartke palgata professionaali väljastpoolt ettevõtet.
   
   Tulemus: Täielikult hõlmav meeskond, mis põhineb aja + töökoormuse võimekusel, fikseeritud teie projektijuhtimise tööriistas.
   
   
   
2. Korralda alguskoosolek
   
   Kutsuge kokku kõik, kes hakkavad projekti kallal töötama. Esitage faktid, mida olete oma kliendilt õppinud, ja julgustage meeskonnaliikmeid küsimusi esitama. Ärge olge pettunud, kui te ei suuda mõnele küsimusele vastata, hoolimata oma ettevalmistustööst enne koosolekut. Vastupidi, olge rõõmus, et saate teada augu enne selle sisse kukkumist!
   
   SOOVITUS: Sõltuvalt projektist ja suhtest kliendiga võite kaaluda ka kliendi kutsumist alguskoosolekule.
   
   Tulemus: Kokkuvõte kliendiga või jätkake töö lagundamise struktuuriga.
   
   
   
3. Saage ülevaade kõigist ideedest
   
   Kui loete meie blogisid regulaarselt, olete kindlasti märganud, et juhime sageli lugejate tähelepanu mõttekaartidele. Kasutage Mõttekaartide tööriista, et ära kasutada meeskonna kohalolekut ühes ruumis - või ühes kõnes. Kirjutage üles kõik, mis on võimalik kogu projekti edastamiseks. Nii loote nimekirja kõigist ideedest ja hiljem saate neid prioriseerida ja mõnda neist ülesanneteks üle viia.
   
   Tulemus: Visuaalne nimekiri kõigist võimalikest ülesannetest, mille on loonud kõik projekti kallal töötavad meeskonnaliikmed.
   
   
   
4. Korralda ülesanded Gantt-diagrammis
   
   Kui teate, millised ülesanded tuleb edastada, saate need ajaraamistikus korraldada. Kõige lihtsam viis seda teha on kasutades lohistamise ja mahapanemise lihtsat Gantt-diagrammi. Lisage verstapostid, alamülesanded ja seosed ülesannete vahel. Kui see on valmis, saate selle oma meeskonnaga jagada, et kõik liikmed näeksid, kuidas nende töö sõltub ja on seotud teistega.
   
   Tulemus: Ülesannete visuaalne korraldus ajaraamistikus.

"Kui teil on korduv tüüpi projekt,
säästke aega, kasutades projekti malli."

Järeldus

Projekti algus määrab selle kogu edasise käigu ja lõpliku edastamise. Et vältida kõige sagedasemaid vigu uue projekti alguses, kasutage tööriistade komplekti, mis aitavad teil oma meeskonda paremini kaasata. Kuid eelkõige võtke aega kliendiga ja koguge sügavat ja üksikasjalikku teavet projekti eesmärgi ja selle ootuste kohta.