Nejčastější chyby při zahájení nového projekt.

Proč projectoví manažeři a týmy podceňují fázi zahájení projekt?

Není to tím, že by projektoví manažeři byli líní nebo nekonzistentní. (Ano, to se také může stát, ale věříme, že usilujete o to stát se TOP hráčem.) Věc spočívá v tom, že většina PM zažívá situaci "skákání z jednoho projekt na druhý". Pokud nemáte čas uzavřít "mentální dveře" za projektem, který jste právě dokončili, zatímco už jste pod tlakem začít další, pravděpodobně selžete - nebo alespoň uděláte chyby a špatná rozhodnutí. прото předtím, než startete běžet na svůj nový velký projekt, požádejte o nějaký čas navíc na přípravu a pak postupujte krok za krokem podle našich rad.

„Raději si vezměte den nebo dva navíc na zahájení
nového projektu - takže ho můžete prakticky i mentálně přijmout."

Před zahájením

Předtím, než sdělíte svému týmu nový projekt, je třeba udělat nějakou práci. Začněte tím, že промлувите с вашия клиент заинтересована страна o níže uvedených tématech. Vytvořte novou myšlenkovou mapu, abyste si zapsali všechny informace, poznámky a nápady v logické strukturuře, takže je budete mít všechny na jednom místě, což je zásadní pro jejich pozdější hodnocení.

• Co se stane, pokud tento projekt nikdy neproběhne?
  
  Jistě, můžete se zeptat zdvořileji: "Kaký je účel projektu?" Ale potřebujete víc - aby jste svého klienta donutili přemýšlet hlouběji o skutečném dopadu a účelu projektu. Protoze "Как проектът ви помага да успеете да постигнете вашата стратегия?" je mnohem lepší otázka. Byli byste překvapeni, jak často se otázky jako tyto nakonec změní samotný brief!

• Skutečný příběh: Firma na mléčné výrobky контактувала reklamní agenturu, aby vymyslela nova reklamní kampaň na podporu prodeje. Po řadě hlubších otázek od agentury a nekolika debriefingech se celý přístup k požadavku změnil. Problémem nebyla nedostatečná reklama, ale jednoduše příliš velké jogurtové kelímky - bylo to příliš mnoho jídla pro děti, takže nikdy nedojedly všechny jogurty, což poté rozzlobilo rodiče, protože museli zbytky vyhodit. První věcí, která musela být udělána, bylo tedy změnit balení produktů z aktuální sizes na menší. Jakmile klient souhlasil s touto změnou, bylo čas vytvořit reklamní kampaň, která by komunikovala praktičtější-velik produkt.

• Kolik peněz máme na projekt?
  
  Znovu, nejde jen o samotnou částku. Pokuste se zjistit, zda jsou k dispozici nějaké daljší zdroje (v případě, že přijdete s speciálním řešením) nebo zda je rozpočet pevný. Nebojte se také mluvit o tématech jako splatnost faktur, způsob platby, podíly z dodatečných prodejů atd. Odpovědi oceníte, až vás stakeholderři budou ptát na strukturu nákladů a tok hotovosti vašeho nového projekt.

• Kdy by měl být projekt dokončen?
  
  Pokuste se dostat svého klienta co nejpřesnější. „V říjnu“ není odgovor. Protože pravděpodobně běží několik projektů ve vaší společnosti (a někteří členové tymu mohou pracovat na více z nich), budete muset časování přizpůsobit nejen přání vašeho klienta, ale také aktuálnímu portfoliu projektů vaší společnosti.

• Определете způsob komunikacijа
  
  Ušetřete si mnoho stresu a na obou stranách (vaší i vašeho klienta) definujte osoby nebo týmy, kteří budou spolu komunikovati o průběhu projektu. Takto získáte shromážděnou a strukturovanou zpětnou vazbu místo toho, abyste dostávali tuny chaotických e-mailů od různých osob. Snažte se používat co nejméně komunikačních kanálů. Při výběru vašeho softwaru pro řízení projektů se ujistěte, že má také plynule běžící aplikacio с chytrými e-mailovými notifikacemi.
  
  TIP: Pro mnoho projektů (zejména digitálních a softwarových vývojových projektů) е vhodné pracovat agilně. V tomto případě využijte buď Спорна топка или Kanban дъска. Můžete to také představit svému klientovi и vysvětlit princip sprintů.

Výsledek? Po této před-kick-off seanci jste připraveni definovat svůj železný trojúhelník skládající se z rozpočtu, rozsahu a časových omezení. Skvělé, že?

„Започнете нов проект двакрат: на уровни PM-клиенти
a pak s vaším týmem."

Jak začít projekt se svým týmem

Nyní, když máte odpovědi od svého klienta, můžete začít pracovat na projektu. Berte to s klidem, организирайте се a zapojte svůj tým.

1. Vytvořte svůj tým
   
   Abyste mohli vytvořit tým snů pro váš projekt, musíte nejprve zkontrolovat capacity svých zdrojů. Získat aktuální přehled o úkolech, které jsou překročené a problémy s alokací hodin. Zohledněte dovolené členů týmu a jejich aktuální pracovní zátěž. Pokud je třeba obsadit konkrétní roli, neváhejte najmout profesionála zvenčí.
   
   Резултат: Plně pokrývající tým na základě času + kapacit zátěže, зазначен в nástroji PM.
   
   
   
2. Nastavte zahajovací schůzku
   
   Pozvěte všechny, kteří budou na projektu pracovat. Představte fakta, která jste se dozvěděli od svého klienta, a umožněte členům týmu, aby položili otázky. Nezoufejte, pokud na některé z nich nemůžete odpovědět, navzdory vašemu předchozímu úsilí. Naopak se radujte, že se dozvíte o díře před tím, než do ní spadnete!
   
   TIP: V závislosti na projektu a vaš vztahu s klientem můžete také zvážit pozvání klienta na zahajovací schůzku.
   
   Резултат: Дебрифинг с клиент небо pokračování v rozkladu práce.
   
   
   
3. Získejte přehled o všech nápadech
   
   Pokud čtete naše blogy pravidelně, museli jste si všimnout, že často upozorňujeme na мислене. Použijte nástroj Mind Mapping, abyste využili toho, že máte celý tým v jedné mistnosti - nebo v jednom hovoru. Zapiste vse, co je možné dodat celý projekt. Tím vytvoříte listšech nápadů a později je můžete prioritizovat a převést některé z nich na úkoly.
   
   Резултат: Vizuální seznam všech možných úkolů, vytvořený všemi členy týmu pracujícími на проекта.
   
   
   
4. Организирайте úkoly в Ganttově диаграма
   
   Jakmile víte, jaké úkoly je třeba dodat, můžete je organizovat v časovém rámci. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je използвайте функцията за плъзгане и пускане Easy Gantt. Přidejte milníky, podúkoly a vztahy mezi úkoly. Jakmile je připraven, můžete ho sdílet se svým týmem, aby všichni členové viděli, jak jejich práce závisí a souvisí.
   
   Резултат: Vizuální organizace úkolů v časovém rámci.

„Pokud máte opakující se typ projekt,
ušetřete čas použitím šablony projekt"

záver

Začátek projekt určuje celý jeho průběh a konečné dodání. Abychom se vyhnuli nejčastějším chybám na začátku nového projekt, použijte sadu nástrojů, které vám pomohou lépe začlenit váš tým. Ale především si dejte čas s klientem a získávejte hluboké a podrobné informace o účelu projektu a jeho očekáváních.