Dei vanlegaste feila når ein startar eit nytt prosjekt

Kvifor undervurderer prosjektleiarar og team initieringsfasen av prosjektet?

Det er ikkje fordi prosjektleiarar er late eller inkonsekvente. (Ja, det kan også skje, men vi trur du har som mål å bli ein TOP-spelar.) Saka er at dei fleste prosjektleiarar opplever ein "hoppa-frå-eit-prosjekt-til-eit-anna" situasjon. Hvis du ikkje hadde tid til å lukke "mentale døra" bak proračuntet du akkurat leverte, MENS du allereie er under press for å starte eit nytt, vil du mest sannsynleg mislykkast - eller i det minste gjere feil og dårlege avgjerder. Дерфор, før du startar det nye store prosjektet ditt, be om litt ekstra tid for å bli klar og deretter fortsette steg for steg i tråd med våre råd.

„Det er betre å ta ein dag eller to ekstra for å starte
et nytt prosjekt - slik at du kan omfamne
det både praktisk og mentalt."

За avspark

Det er noe arbeid som må gjøres før du kommuniserer et nytt prosjekt til teamet ditt. Først og fremst, begynn med å snakke med klienten din og interestsentene ом де неденфор невнте емнене. Изберете новата си танкова карта за да скриете цялата информация, бележки и идеи в логическата структура, ако искате да видите всичко, което не е необходимо за по-добро оценяване.

• Hva skjer hvis dette prosjektet aldri skjer?
  
  Selvfølgelig kan du spørre det mer høflig: "Hva er formålet med prosjektet?" Men du trenger mer - for å få klienten din til å tenke dypere på den virkelige innvirkningen og hensikten med prosjektet. Derfor er "Hvordan hjelper dette prosjektet med å gjøre strategien din vellykket?" et mye bedre spørsmål. Du vil bli overrasket over hvor ofte slike spørsmål endrer selve oppdraget til slutt!

• Виркелиг история: Et meieriproduktselskap contactet et reklamebyrå for å komme opp med en ny reklamekampanje for å øke salget. Etter en serie dypere spørsmål fra byrået og flere debriefinger, endret hele tilnærmingen til forespørselen seg. Problemet var ikke manglende reklame, men rett og slett for store yoghurtbegre - det var rett og slett for mye mat for barna, så de spiste aldri opp all yoghurten, noe som deretter irriterte foreldrene fordi de måtte kaste restene. Det første som måtte gjøres var derfor å endre emballasjen på produktene fra den nåværende størrelsen til en mindre. Når klienten godtok denne endringen, var det på tide å lage en reklamekampanje som kommuniserte den mer praktiske størrelsen på produktet.

• Hvor mye penger har vi til prosjektet?
  
  Igjen, det handler ikke bare om beløpet i seg selv. Prøv å finne ut om det er noen extra resurser (hvis du kommer opp med en spesiell løsning) или om budsjettet er fastsatt. Vær ikke redd for å også snakke om emner som forfallsdato for fakturaer, betalingsmåte, andel av extra salg osv. Du vil sette pris på svarene når interessentene spør deg om Kostnadsoppdelingsstruktur og kontantstrøm for det nye prosjektet ditt.

• Når skaltet leveres?
  
  Prøv å få klienten din til å være så presis som mulig. „I октомври“ е ikke et svar. Siden det mest sannsynlig er flere prosjekter som kjører i selskapet ditt (og noen av teammedlemmene kan jobbe med flere av dem), må du justere timingen ikke bare etter klientens ønske, men også etter selskapets nåværende prosjektportefølje.

• Definer komunikasjonsmåten
  
  Spar deg selv for mye stress, og på både din og klientens side, definer personene eller teamene som skal kommunisere sammen om fremdriften i prosjektet. På denne måten får du samlet og strukturert tilbakemelding i stedet for å motta tonnevis av kaotiske e-poster fra forskjellige personer. Bli enige om å bruke så få kommunikasjonskanaler som mulig. Når du velger prosjektstyringsprogramvare, sørg for at den også har en приложение smidig med smarte e-postvarsler.
  
  СЪВЕТИ: For mange prosjekter (spesielt digitale og programvareutviklingsprosjekter) er det anbefalt å jobbe smidig. I så fall kan du dra nytte av enten Спорна топка или Kanban-тавлен. Du kan også presentere det for klienten din og forklare prinsippet med sprinter.

Резултат? Etter denne pre-avsparkøkten er du klar til å definere din jerntriangel bestående av budsjettet, omfanget og tidsbegrensningene. Fantastisk, ikke sant?

„Start et nytt prosekt to ganger: på prosjektleder-til-klient-nivå og deretter med teamet ditt.“

Korleis starte prosjektet med teamet ditt

No når du veit svarene frå kunden din, kan du starte arbeidet med prosjektet. Ta det med ro, органайзер deg sjølv, og få teamet ditt med på laget.

1. Bygg teamet ditt
   
   For å byggje eit drømmeteam for prosjektet ditt, må du først sjekke kapasiteten til ressursane dine. Få ein oversikt over oppgåver som er forseinka og problem med timetildeling. Ta omsyn til medlemmane i teamet sine feriar og faktiske arbeidsmengde. Om det er ein spesifikk rolle som må fyllast, nøl ikkje med å leige inn ein profesjonell frå utanfor selskapet.
   
   доведе до: Eit fullt dekkande team basert på tid + arbeidsmengde, registrert i prosjektleiingverktøyet ditt.
   
   
   
2. Sett opp kick-off-møtet
   
   Inviter alle som skal jobbe med prosjektet. Presenter fakta du har lært frå kunden din og gi teammedlemmane dine moglegheit til å stille spørsmål. Ver ikkje skuffa om du ikkje kan svare på alle spørsmåla til tross for førebuingane dine før kickoff. Tvert imot, ver happy for å lære om hola før du faller i den!
   
   СЪВЕТИ: Avtengig av prosjektet og forholdet ditt til kunden, kan du også vurdere å invitere kunden til kick-off-møtet.
   
   доведе до: Oppsummering med kunden eller fortsett til arbeidsnedbrytingsstrukturen.
   
   
   
3. Få oversikt over alle ideane
   
   Viss du les bloggane våre regelmessig, har du nok merka at vi ofte rettar merksemda til lesarane våre mot танкекарт. Брук tankekartverktøyet for å dra nytte av å ha heile teamet samla i eitt rom - eller i eitt samtale. Skriv ned alt som er mogleg å levere i prosjektet. På denne måten skapar du ei list over alle ideane, og seinare kan du prioritere dei og overføre nokre av dei til oppgåvene.
   
   доведе до: Ein visuell list over alle couldge oppgåver, oppretta av alle teammedlemmane som jobbar med prosjekтет.
   
   
   
4. Органайзерът се поддържа в диаграмата на Гант
   
   Når du veit kva oppgåver som må leverast, kan du organisere dei i tidsramma. Den enklaste måten å gjere dette på er å bruke dra og slipp Easy Gantt. Legg til milepælar, deloppgåver og relasjonar mellom oppgåvene. Når det er klart, kan du delet det med teamet ditt slik at alle medlemmane kan sjå korleis arbeidet deira avheng og er relatert til andre oppgåver.
   
   доведе до: Ein visuell organisering av oppgåver i tidsramma.

„Om du har ein gjentakande type prosjekt, spar tid ved å bruke ein prosjektskabelon."

заключение

Starten på prosjektet avgjer heile framdrifta og den endelege leveringa. For å unngå dei vanlegaste feila i starten av eit nytt prosjekt, bruk eit sett med verktøy som hjelper deg med å få teamet ditt ombord på ein betre måte. Men framfor alt, ta deg tid med kunden og samle djup og detaljert informasjon om formålet med prosjektet og forventningane til det.