Най-честите грешки при стартиране на нов проект

Защо управляващите на проектите и екипите недооценяват фазата на иницииране на проекта?

Не е така, че управляващите проекти са лениви или несистематични. (Да, това може да се случи, но ние вярваме, че вие целите да станете ТОП играч.) Най-често управляващите проекти се озовават в ситуация на "скок от един проект на друг". Ако нямате време да затворите "мисловната врата" зад проекта, който вече сте доставили, ДОКАТО вече сте под налягане да натиснете друг, най-вероятно ще провалите - или поне ще направите грешки и лоши решения. затова преди да работите по новия си голям проект, потърсете допълнително време, за да се подготвите и след това продължавайте стъпка по стъпка според нашите съвети.

„По-добре вземете един или два дни повече, за да натиснете
нов проект - така можете да го приемете
практически и мисловно."

Преди началото

Има някои неща, които трябва да бъдат свършени, преди да комуникирате нов проект на вашия екип. Първо, преглед като разговаряте с клиента и заинтересованите страни относно посочените по-долу теми. Създайте нова мисловна карта, за да запишете всички информации, бележки и идеи в логическа структура, така че да ги имате на едно място, което е от съществено значение за тяхното по-късно оценяване.

• Какво ще се случи, ако този проект никога не се случи?
  
  Разбира се, може да го попитате по-вежливо: „Каква е целта на проекта?“, но вие трябва повече - да накарате клиента да мисли по-дълбоко за реалното въздействие и целта на проекта. Съветвайте това „Как този проект помага за постигането на вашата стратегия?“ е много по-добър въпрос. Ще се изненадате колко често въпроси като тези промените вашия бриф в крайна сметка!

• Реална история: Компания за млечни продукти се свързва с рекламна агенция, за да измисли нова рекламна кампания, която да повиши продажбите. След поредицата от по-дълбоките въпроси от агенцията и няколко дебрифинга, целият подход към заявката се променя. Проблемът не беше липсата на реклама, а просто твърде големите купи йогурт - това беше просто твърде много храна за децата, така че никога не свършва всяко йогурт, което след дразнеше родителите, защото трябваше да изхвърля останалото. Първото нещо, което трябваше да се направи, беше, след това, да се промени опаковката на продуктите от текущия размер на по-малък. След като клиентът се съгласи с тази промяна, беше време да се създаде рекламна кампания, която да комуникира по-практичния размер на продукта.

• Колко пари имаме за проекта?
  
  Отново, не става само за сумата сама по себе си. Опитайте се да разберете дали има някои допълнителни ресурси (в случай че измислите специално решение) или бюджетът е фиксиран. Не се страхувайте да говорите и за теми като данните за плащане на фактурите, начина на плащане, дяловете от допълнителните продажби и т.н. Ще оцените отговорите, когато заинтересованите страни ви попитат за Структура на разбиване на разходите и поток на парите на вашия нов проект.

• Кога трябва да бъде доставен проектът?
  
  Опитайте се да накарате клиента да бъде възможно най-точен. „През октомври“ не е отговор. Тъй като вероятно има няколко проекта, които се изпълняват във вашата компания (и някои от членовете на екипа могат да работят по повече от един), ще трябва да настроите не само според желанието на клиента, но и според времето актуалния портфолио от проекти на вашата компания.

• Дефинирайте начина на комуникация
  
  Спестете много стрес и на вашия, и на страната на клиента, дефинирайте лицата или екипите, които ще комуникират заедно за напредъка на проекта. По този начин получавате събрана и структурирана обратна връзка вместо да получавате тонове хаотични електронни писма от различни хора. Съгласете се, за да използвате възможно най-малко канали за комуникация. При избора на софтуер за управление на проекти, уверете се, че той също има плавно работещо приложение с умни електронни известия.
  
  СЪВЕТ: За много проекти (особено за тези за цифрово и софтуерно развитие) е препоръчително да работите по Agile. В този случай използвайте или Спорна топкаИли Kanban дъска. Можете също да го представите на клиента и да изкажете принципа на спринтовете.

резултат?

Как да направите проекта си със своя екип

Сега, когато знаете отговорите от клиента си, можете да започнете да работите по проекта. Вземете си време, организирайте се и включите екипа си.

1. Създайте своя екип
   
   За да създадете мечтания екип за проекта си, първо трябва да проверете капацитета на вашите ресурси. Получете текущ преглед на изтеклите задачи и проблеми с разпределението на часовете. Вземете отпуските на членовете на екипа и тяхната актуална работна натовареност. Ако има специфична роля, която трябва да бъде заета, не се колебайте да наемете професионалист от външната компания.
   
   Резултатът: Пълно покритие на екипа, базирано на капацитета за време + работа, записано във вашия PM инструмент.
   
   
   
2. Организирайте Kick-off срещата
   
   Поканете всички, които ще работят по проекта. Представете фактите, които сте научили от клиента си и дайте възможност на членовете на екипа да задават въпроси. Не се разочаровайте, ако не можете да отговорите на някои от тях, въпреки усилията си преди Kick-off срещата. Напротив, бъдете доволни, че сте научили за пропуските преди да паднете в тях!
   
   Съвет: В зависимост от проекта и вашата връзка с клиента, да разгледате възможността да потърсите клиента си на Kick-off срещата.
   
   Резултатът: Дебрифинг с клиента или продължаване към Work Breakdown Structure.
   
   
   
3. Получете общ преглед на всички идеи
   
   Ако четете нашите блогове редовно, вероятно сте забелязали, че често насочваме вниманието на нашите читатели към мисловни карти. Използвайте инструмента за Мисловни карти, за да се използвате от факта, че целият екип е в една стая - или на един разговор. Запишете всичко, което е възможно да се изпълни в рамките на проекта. Така създавате списък с всички идеи, които по-късно можете да им придадете приоритет и да ги прехвърлите като задача.
   
   Резултатът: Визуален списък на всички възможни задачи, създадени от всички членове на екипа, работещи по проекта.
   
   
   
4. Организирайте задачите в Gantt Chart
   
   Веднъж като знаете какви задачи трябва да бъдат изпълнени, можете да ги организирате в рамките на времето. Най-лесният начин да го направите чрез използване на Easy Gantt с функция Drag & Drop. Добавете вехи, подзадачи и връзки между задачите. Когато сте готови, можете да го споделите с екипа си, така че всички членове да могат да видят как работата им зависи и есъобщена.
   
   Резултатът: Визуална организация на задачите в рамките на времето.

„Ако имате повтарящ се тип проект,
спестете време, като използвайте шаблон за проект"

Заключение

Началото на проекта определя целия му напредък и крайната му доставка. За да избегнете най-често срещаните грешки в началото на нов проект, използвайте набор от инструменти, които ви помагат да включите по-