A leggyakoribb hibák, amikor új projektet indítunk.
Gondolj azokra a problémákra, amelyekkel szembe kellett nézned az utolsó projekt kezelése során. Egyetértesz abban, hogy néhányuk magja az indítási fázisban volt? Ha igen - és ha éppen a következő munkára készülsz - hagyd, hogy ezek a bizonyított és megvalósítható tippek útmutatóul szolgáljanak egy új projekt megkezdéséhez.
Miért alábecsülik a projektmenedzserek és csapatok a projekt kezdeti fázisát?
Nem azért, mert a projektmenedzserek lusták vagy következetlenek. (Igen, ez előfordulhat, de mi hisszük, hogy a ТОП játékosok közé akarsz tartozni.) A dolog az, hogy a legtöbb PM átél egy "ugrás-egy-projektről-a-másikra" helyzetet. Ha nincs időd bezárni a "mentális ajtót" az éppen befejezett projekted mögött, MIKÖZBEN már a következő projekt kezdésének nyomása alatt vagy, akkor valószínűleg kudarcot vallasz - vagy legalábbis hibákat követsz el és rossz döntéseket hozol. Езерт, mielőtt elkezdenéd az új nagy projektet, kérj egy kis plusz időt a felkészülésre, majd lépésről lépésre haladj az útmutatásunk szerint.
„Jobb, ha egy-két napot veszel ki az új projekt indításához – így mind a gyakorlati, mind a mentális szinten fel tudod készülni.“
A kezdés előtt
Van néhány dolog, amit meg kell tenned, mielőtt kommunikálnád az új projektet a csapatodnak. Először е, kezdd azzal, hogy beszélsz a klienseddel és az érintettekkel az alábbi témákról. Hozz létre egy új gondolattérképet, hogy logikus struktúrában feljegyezd az összes információt, jegyzetet és öletet, így egy helyen lesznek, ami elengedhetetlen a későbbi értékelésükhöz.
- Mi történik, ha ez a projekt sosem valósul meg?
Biztos, hogy udvariasabban is feelehetnéd a kérdést: „Mi a projekt célja?“ De többre van szükséged - arra, hogy a kliensedet arra ösztönözd, hogy mélyebben gondolkodjon a projekt valódi hatásáról és céljáról. Ezért a „Hogyan segít ez a projekt a stratégiád sikerességében?“ sokkal jobb kérdés. Meglepődnél, milyen gyakran ilyen kérdések változtatják meg magát a feladatleírást a végén!
- Egy igazi történet: Egy tejtermékeket gyártó cég felkereste egy reklámügynökséget, hogy új reklámkampányt találjanak ki az értékesítés fellendítése érdekében. Az ügynökség mélyebb kérdések sorozata és több debriefing után megváltozott az egész megközelítés a felkérésre. A probléma nem a reklám hiánya volt, hanem egyszerűen az, hogy tul nagy joghurtos poharak voltak - tul sok étel volt a gyerekeknek, így sosem fejezték be az összes joghurtot, ami aztán felbosszantotta a szülőket, mert kidobt ák a maradékot. Az első dolog, amit tenni kellett, az volt, hogy megváltoztassák a termékek csomagolását a jelenlegi mérettől egy kisebbre. Miután a kliens egyetértett ezzel a változtatással, eljött az ideje annak, hogy létrehozzanak egy reklámkampányt, amely kommunikálja a termék praktikusabb méretét.
- Mennyi pénzünk van a projektre?
Ismét nem csak az összegről van szó. Próbáld meg kideríteni, hogy vannak-e extra erőforrások (ha különleges megoldással állsz elő) vagy ha a költségvetés fix. Ne félj beszélni olyan témákról is, mint a számlák határideje, a fizetési mod, az extra értékesítési részesedések stb. Az értékesítők kérdezésekor nagyra fogod értékelni a válaszokat a Költségfelbontási struktúra е проект за паричен поток-ja kapcsán.
- Mikor kell teljesíteni a projektet?
Próbáld meg kliensedet minél pontosabban meghatározni. Az "októberben" nem válasz. Mivel valószínűleg több projekt fut a cégedben (és néhány csapattag több projektben dolgozhat), a időzítést nem csak a kliensed kívánságaihoz, hanem a cég jelenlegi projektportfóliójához е igazítanod kell.
- Határozd meg a kommunikációs módot
Mentsd meg magad és a kliensed sok stressztől, és határozzátok meg azokat az embereket vagy csapatokat, akik közösen kommunikálnak a projekt előrehaladásáról. Így strukturált visszajelzést kapsz, ahelyett, hogy különböző emberektől kapnál kaotikus e-maileket. Egyetértesz abban, hogy minél kevesebb kommunikációs csatornát használjatok? Amikor a projektmenedzsment szoftvert választod, győződj meg arról, hogy van egy zökkenőmentesen működő alkalmazása okos имейл értesítésekkel.
TIP: Sok projektnél (különösen digitális és szoftverfejlesztési projekteknél) javasolt agilisan dolgozni. Ebben az esetben élj a Спорна топка или Kanban táblázat előnyeivel. Bemutathatod kliensednek е, és elmagyarázhatod a sprintek elvét.
Az eredmény? Ezen elő-начален удар ülés után készen állsz a vas háromszög meghatározására, amely a költségvetésből, a hatáskörből és az időkorlátokból áll. Nagyszerű, nem igaz?
„Két alkalommal indítsd el az új projektet: a PM-kliens szinten és aztán a csapatoddal.“
Hogyan kezdjük el a projektet a csapatunkkal
Most, hogy ismered a válaszokat a kliensedtől, elkezdhetitek dolgozni a projekten. Vegyétek könnyedén, szervezzétek meg magatokat, és vonjátok be a csapatot.
- Hozz létre egy csapatot
Az álomcsapatod létrehozásához először meg kell vizsgálnod az erőforrásaid kapacitását. Áttekintést kell kapnod a lejárt határidejű feladatokról és az óraszámmal kapcsolatos problémákról. Figyelembe kell venned a csapattagok szabadságát és a valós munkaterhelésüket is. Ha van egy speciális szerep, amelyet be kell tölteni, ne habozz kívülről szakembert felvenni.
Резултат: Egy teljesen lefedő csapat az idő + munkaterhelési kapacitások alapján, rögzítve a PM eszközödben. - Hozd létre a Kick-off találkozót
Hívd meg az összes olyan embert, aki dolgozni fog a projekten. Ismertesd meg velük azokat az információkat, amelyeket a kliensedtől megtudtál, és bátorítsd a csapattagokat, hogy tegyenek fel kérdéseket. Ne csüggedj, ha nem tudsz válaszolni néhányra, annak ellenére, hogy előzetesen felkészültél. Ellenkezőleg, örülj, hogy megtudtad a hiányosságot, mielőtt beleesnél!
TIP: A projekttől és a kapcsolatodtól függően fontolóra veheted a kliensed meghívását a kickoff találkozóra.
Резултат: Visszajelzés a klienssel vagy folytatás a Munkabontási struktúrával. - Gyűjtsd össze az összes ötletet
Ha rendszeresen olvasod blogunkat, biztosan észrevetted, hogy gyakran irányítjuk olvasóink figyelmét a gondolattérképezésre. Használd a Gondolattérképezés eszközt, hogy kihasználd, hogy az egész csapat egy helyen van - vagy egy hívásban. Írd le mindent, amit lehet a teljes projekt teljesítésére. Így létrehozol egy listát az összes ötletedről, és később prioritizálhatod őket, és áthelyezheted néhányat a feladatok közé.
Резултат: Egy vizuális list az összes lehetséges feladatról, amelyet a projekt összes csapattagja létrehozott. - Szervezd meg a feladatokat a Gantt diagramban
Amint tudod, milyen feladatokat kell teljesíteni, szervezd meg őket az időkeretben. A legegyszerűbb módja annak, hogy ezt megtegyük, az Easy Gantt húzás és ejtés használata. Adj hozzá mérföldköveket, részfeladatokat és kapcsolatokat a feladatok között. Amikor elkészült, megoszthatod a csapatoddal, hogy minden tag láthassa, hogyan függ össze és kapcsolódik a munkájuk.
Резултат: A feladatok vizuális szervezése az időkeretben.
„Ha ismétlődő típusú projekted van,
időt takaríthatsz meg egy projekt sablon használatával"
Заключение
A projekt kezdete meghatározza az egész folyamatot és a végső eredményt. Azért, hogy elkerüld a leggyakoribb hibákat egy új projekt kezdetén, használj egy eszközkészletet, amely segít jobban bevonni a csapatodat. De legfőképpen, tölts időt a klienseddel, és gyűjts össze mélyreható és részlete információkat a projekt céljáról és az elvárásokról.
Új projekt indítása a megfelelő modon? Egyszerű.
Feljavítás az új projekttervezéshez, -kezeléshez és -irányításhoz szükséges eszközökkel.