Миграция на данни от Jira към Easy Redmine: Казус от Aspecta

В бързо развиващия се пейзаж на ИТ консултирането, Aspecta, иновативна ИТ консултантска компания със седалище в Словакия, призна необходимостта от надграждане на своите способности за управление на проекти. Въпреки използването на Jira Software, стабилен инструмент за управление на задачи и проекти, те са изправени пред критично предизвикателство. В стандартната версия на Jira липсваха всеобхватни функции за управление на ресурси и капацитет, които са от съществено значение за обширните и динамични операции на Aspecta.

Преходът от Jira към Easy Redmine започна през декември 2022 г., като кулминацията му беше през май 2023 г. Миграцията беше водена от стремежа към унифициран инструмент, който би могъл да предложи цялостен поглед върху използването на капацитета, като същевременно безпроблемно управлява проекти и задачи. Easy Redmine се очертава като предпочитано решение поради разширеното си управление на ресурси и функции за планиране на капацитет, включително изгледи на Gantt, поддръжка на бюджетиране на проекти и отворен API за външни интеграции.

Преди да преминете към Easy Redmine

Aspecta използвана Софтуер Jira за подпомагане на дейностите по управление на проекти. Това беше напълно достатъчно за управление на задачи и гъвкави/водопадни проекти. Въпреки това го направи не предоставя (в стандартната версия) характеристиките за управление на ресурсите и капацитета. За Aspecta като бързоразвиваща се компания е изключително важно във всеки един момент да има подробна информация за използването на ресурсите.

Нашата задача и предизвикателства

Очаквания, които трябва да бъдат изпълнени:

• Да имате изглед от край до край на капацитета и използването на ресурсите в един инструмент с управление на проекти/задачи
• Да знаете времето/бюджетните условия за всички проекти
• Да има способности за планиране и управление на портфолио

Изисквания:

• Изглед Gant с управление на капацитет/ресурси
• Подкрепа на проектното бюджетиране в целия изпълнен проект
• Отворен API за външна интеграция
• За поддържане на всички „стандартни“ функции, предоставяни от Jira Software

Време е за изпълнение

1. подготовка

Създадохме клиентски екип от ключови потребители, най-вече познати в конфигурацията на Jira и фирмените процеси, и дефинирахме ролите/отговорностите по време на предстоящото внедряване. Клиентът е получил приложението Easy Redmine за игра предварително и сме организирали обучението на администратора като предпоставка за планирания процес на миграция.

2. Настройки

Основната част от внедряването беше миграцията от Jira към Easy Redmine. Jira все още беше в производство (ежедневна работа), така че трябваше да създадем многоетапна миграция. Първо: първоначално, включително всички данни, експортирани от дългогодишната история на Jira, консолидиране на данни (почистване и изтриване на ненужни импортирани обекти), конфигуриране на инструмента (комбиниране на проекти за реализация и бюро за помощ, настройване на всички табла за управление) и извършване на втора миграция точно преди тръгни на живо.

3. обучение

Ние обучихме клиентски КЛЮЧОВИ потребители предимно със специфични модули като Gantt, управление на ресурсите и системна администрация. Представителите на клиента бяха силни технически личности, така че ние се фокусирахме най-вече върху съвети и трикове и ъглови случаи в рамките на инструмента Easy Redmine.

4. Тестване

След първата миграция и системна конфигурация клиентът тества всички мигрирани данни и ежедневна рутина в инструмента. Повторихме миграцията няколко пъти, за да изясним потока и да коригираме малки открития. Поради факта, че инструментът беше пълен с мигрирани исторически данни от Jira, така че клиентът имаше възможност да види особено всички отчети като управление на ресурси. живейте с данни.

Внедряването на Easy Redmine донесе:

• Единен изглед на всички ресурси и капацитет
• Идентифициране на пропуски в използването
• Рационализиране на дейностите по управление на портфолио
• Ефективно управление на задачи в рамките на множество проекти/дейности на клиента

Най-използваните функции:

• Управление на задачи в проекти
• Глобално управление на ресурсите – месечен изглед с персонализиран филтър
• Персонализирано табло за управление в портфолиото на проекта
• Разписания и свързано с тях отчитане