Как да внедрите Базата от знания 2.0 в Хармония: Историята на Easy Software

Какво е база знания 2.0

Това е перфектният начин за достъп до знанията в компанията, интегриран в Easy Redmine и предоставя мощен набор от инструменти за организиране и програмиране на документация, ръководство, процеси, управление на ефективността и други нужди за поддържане на знания в организацията.

Прочети повече

Как го създадохме

• Какво беше предизвикателството: В Easy Software количеството вътрешни знания, които да се споделят, стана твърде сложно за предишното решение. Просто набор от статии в категории вече не беше достатъчно.
• Какво ни беше необходимо: Търсете специализирано приложение, свързано възможно най-тясно с Easy Redmine. Определено трябва да бъде с отворен код, защото го подкрепяме и вашият Easy Redmine е софтуер с отворен код.
• Коя решение избрахме: BlueSpice отговаря перфектно на дефиницията. Това е решение с отворен код, специализиран инструмент за уики, с комплексна приспособимост и интеграция с Easy Redmine.

Как се извършва миграцията

Вече има съществуващи данни в нашата предишна база от знания. Искахме да прехвърлим голяма част от тях в новото решение. Вижте кои седем стъпки направихме:

1. Почистете данните в оригиналната база от знания – преглед преди миграцията. Препоръчваме да сортирате всички статистики по данни на „последно обновяване“ и да натиснете от най-старите.

• Ще откриете, че много статии са били от горната част може просто да се изтрият
• Други ги поставете в специална категория, наречена „за преглед“ – ще ги актуализирате по-късно
• Някои могат да се актуализират веднага
• Останете способни да останат както са

Още два съвета:

• Ако повече хора ще преглеждат статиите, може да е добра идея да ги маркирате по някакъв начин или да зададете персонализирано поле – например „Прегледани“.
• Проверете и заглавията на статиите. Ако съдържат проблемни символи, те могат да причинят проблеми по време на миграцията. Ето някои съвети на mediawiki.org относително заглавията на страницата и Правни знаци за заглавие.

Прочетете повече

2. Инсталирайте базата от знания 2.0 – техническо предоставяне на функцията. Тъй като работим в Easy Cloud, това беше направено почти автоматично

3. Извършете някои тестови миграции – не бяхме сигурни за резултата, затова направихме тестова миграция

• Проверете заглавията на страницата, форматирането на съдържанието (заглавия, параграфи, връзки и изображения) и категориите
• Проверихме колко време ще отнеме (имахме 900+ статии за мигриране)
• Направете необходимите промени в съдържанието на оригиналната база от знания, базирани на нашите наблюдения от тестовата миграция
• „Опресните“ приложение на базата от знания 2.0 – премахнахме всички данни

4. Информация за нашите потребители

• Информирахме ги за данните на производствената миграция = след това основният източник на знания е базата от знания 2.0. След това потребителите ще имат само достъп за четене до оригиналните статистики (само за справка и сравнение), както изглеждат сега и преди
• Проведохме няколко кръга обучение на потребителите и умения на администраторите

5. Производствена импортиране

• Денят дойде, когато ще щракнете върху бутона и миграцията ще бъде извършена
• След нашата първа проверка, използвайте правата за всички роли в оригиналната база от знания – в режим само за четене

Вижте процеса на миграцията

6. Вътрешна поддръжка

• Определете някои колеги и канали в Microsoft Teams, където нашите потребители могат да задават въпроси относно функционирането на базата от знания 2.0
• Някои проблеми след миграцията бяха открити в производството. Това като все още има оригиналната база от знания активна, успяхме да решим всеки проблем съответно

7. Деактивиране на оригиналната база от знания

• След около 6 седмици заявките за вътрешна поддръжка отслабнаха
• Деактивираме оригиналната база от знания от нашето приложение Easy Redmine
• Препоръчваме ви да направите резервно копие, преди да деинсталирате плъгина

Как компанията се променя

Всяка промяна в организацията отнема някакво време, за да бъде напълно приета. Началото е най-трудното, това трябва да продължите да споменете на нашите потребители ползите от новата система.

В случая с База от знания 2.0, очевидно е, че ако не знаете нещо, опитайте да търсите първо (крушка в страничното меню). Ще резултатите не са само във формат за заглавието на статията (както в оригиналната База от знания), но и в съдържанието на страницата на първия поглед => има голяма вероятност да получите отговор, без да трябва да отидете някъде другаде.

Когато потребителят бързо и лесно намира желаното знание от други, те са по-склонни да споделят своите знания с тези други, за да върнат услугата и чувството.

Как протече внедряването

Категории

Те бяха импортирани от оригиналната База от знания, което е страхотно. Но структурата (категории и подкатегории) не може да бъде технически импортирана. Първото, което направихме, беше за преглед на категориите, в които са организирани страници.

Започнахме с 3 основни "измерения" на категорията:

• Публиката - за кого е най-полезна страницата - множество опции са позволени като
• продажби
• развитие
• маркетинг
• Всички тях
• Тип документ - какъв вид знания се споделя. В последната сметка всеки тип ще има свой собствен шаблон, така че всички ще изглеждат стандартизирани. Най-добрата практика се подсказва, че всяка страница трябва да има само един тип документ.
• Политика
• Как да
• Процеса
• Записи и записи от обучение
• Тема - за какво е страницата. Тази структура може да стане по-дълбока, тъй като като в компанията има много теми. Добавянето на страницата в категорията Темата е доброволно - не е задължително, ако не съществува подходяща категория.
• продукт
• Основните функционалности
• Управление на ресурсите
• Помощ Бюро
• Agile борда
• Инфраструктура
• облак
• Сървър
• Хибридно решение
• Вътрешна ИТ
• Екипи
• перспектива
• по-трудно
• Споделен хардуер
• Индивидуален хардуер

Като всеки редактор може да създаде нови категории, правим месечни прегледи, за да не се създава твърде много неясни или еднократно използвани категории, като сортираме структурата, за да не стане твърде сложно.

Страници за навигация

Критично е потребителят да навигирате добре в новото приложение. Естествен елемент за навигация е главното меню, което е частично персонализирано. Полезна допълнителна опция е началната страница, която посреща читателите, връзки към статията за най-добри практики за База от знания 2.0 и връзки към страници, посветени на отделите в нашата компания.

След това, например, върху Маркетинг, потребителят ще бъде насочен към индекса на страницата за маркетинг, за да прегледа. Той също така съдържа допълнителна информация, която е от значение само за този отдел.

Предоставяме възможност за използване на страницата за навигация за други критерии за сортиране (като информация за продукта или общи политики на компанията).

Една стъпка по време

Когато зададете категориите и страниците за навигация, потребителите вече могат да работят в тях. Това може да изглежда малко безредно в началото, затова имаме определени няколко администратори, които се наблюдават, че се поддържа някакъв ред.

Вече използваме Knowledge Base 2.0 от няколко месеца и все още сме само на начален етап. Разбираме, че сме далеч от идеалното състояние на перфектно организирана и стандартизирана уика, която всички потребители (независимо от опита) знаят напамет.

Вярваме, че растежът на базата от знания постепенно, органично, от вашите потребители на служителите, най-накрая води до по-добро приемане, отколкото ако бихме прекарали месеци, подготвяйки система, която нашите потребители трябва да усилено да изучават, за да разберат.

Препоръката не е да наблюдавате внимателно как потребителите го използват и да правите малки инкрементални стъпки към въвеждането на по-точни организационни конфигурации, като шаблони за страниците, правила за типография и т.н. Всяка стъпка, която дори малко усложнява базата от знания за благото на вашата организация, трябва да бъде съпроводена от обяснението как това използване на всички ресурси.

Заключение

Ние в Easy Software завършихме процеса на миграция и внедряване и сега е вашият ред. Като посочите тези съвети и се вдъхновявате, всяка компания може да внедри нова база от знания 2.0, която отговаря на нейните уникални нужди и да запази знанията си в безопасност.

Опитайте го безплатно