Как да реализирате база знания 2.0 в Harmony: история на Easy Software.

Какво е Базата на знанията 2.0

Това е идеален начин за достъп до знания, интегриран в Easy Redmine, който предоставя мощни набирания за инструменти за организация и мащабиране на документация, ръководства, процеси, управление с каквито и други нужди за запазване на знания от компаниите в организацията.

Узнайте повече

Как ми създаде това

• Какви бяха предизвикателства: В Easy Software броят на вътрешните знания за обмен стана твърде сложен за последното решение. Простият избор на държави в категориите вече не отговаря на нуждите.
• Що ни трябва било: Търсихме специализирана програма, която беше максимално свързана с Easy Redmine. Тя задължително трябва да бъде отворен с източник, защото поддържаме това, а аз Easy Redmine е с отворено програмно осигуряване.
• Каке решение ми обрали: BlueSpice идеално подходящ за определяне. Това е открито решение, специализиран инструмент във вики със съвместима адаптивност и интеграция с Easy Redmine.

Як відбулася миграція

У нас вече има налични данни в нашата предишна база знания. Ние сме склонни да пренесем много от тях до ново решение. Дивитися, които сім кроки ми направиха:

1. Очистете данните в оригиналната база знания – почни до миграції. Препоръчваме да сортирате всички статии за датата на «последната актуализация» и да започнете от най-старите.

• Вие намирате, че много държави можете просто да премахнете
• Други вие помятате в определена категория под името «за преглед» - вие ги новите по-късно
• Някои можете да оновите сега
• Решта могат да останат такива, които е

Ще две съвети:

• Ако повече хора ще бъдат разглеждати статии, можете да ги посочите или да инсталирате използващото поле - например, «Перегледано».
• Също така проверете назви статей. Ако те са проблемни символи, те могат да предизвикат проблеми по време на миграция. Ето някои съвети на mediawiki.org за назви страницак че легальні символи назв.

Узнайте повече

2. Установете база знания 2.0 – техническа доставка на функции. Ако работим с Easy Cloud, това беше направено почти автоматично

3. Направете някои тестови миграции – не бяхме сигурни в резултатите, затова направихме тестовата миграция

• Проверихме името на страницата, съдържанието (заголовки, абзаци, връзки и изображения) и категории
• Ние проверихме, колко това отнема време (у нас имаше над 900 държави за миграция)
• Внесох промени в съдържанието на оригиналната база знания на базата на изводите от тестовата миграция
• Ние «оновили» приложението база знания 2.0 - издали всички данни

4. Информация за нашите потребители

• Ние съобщихме за тях за датата на производствената миграция = след този час основният източник на знания е база знания 2.0. След това време потребителят може да има само достъп за четене до оригинални състояния (само за връзки и сравняване), както изглеждат сега и по-рано
• Проведохме няколко кръга за обучение на потребители и повишаване на квалификацията на администраторите

5. Виробничий внос

• Настана ден, когато ми натиснаха бутона, и миграцията беше запусната
• След нашите проверки открих разрешения за всички бази данни в оригиналните знания - в режими само за четене

Дивитися процес на миграция

6. Вътрешна поддръжка

• Ние признахме някои колеги и канали в Microsoft Teams, нашите потребители можеха да задават каквито и да било въпроси относно функционирането на база знания 2.0
• Някои проблеми след миграция са били в производство. Тъй като ми все ще има оригинална база знания активно, ми причинява проблем на кожата съответно

7. Вземете оригиналната база знания

• След около 6 седмици запитвания за вътрешна поддръжка зникли
• Ние получихме оригинална база знания от нашата добавка Easy Redmine
• Препоръчваме ви да направите резервно копие пред издаването на плагина

Как компанията прийняла промени

Кожна промяна в организацията се нуждае определено време за пълно приемане. Най-важните съобщения, поради които трябва да нагаждам предимствата на нашите потребители в новите системи.

В случая Knowledge Base 2.0 очевидно е, че ако нещо не знаете, опитайте първо да намерите (лампочка в бичния панел). Вижте резултатите не само във вида на името на статията (както в изходната база знания), но и в страницата с действително съдържание на първия поглед => е голяма вероятност, че отговорът ви е изпратен, не знаете, че ще.

Коли потребител бързо и просто намирать необходими знания от други, той повече от други споделя своите знания с други, за да повърни услугата и чувството.

Как прошла реализация

Категории

те бяха импортирани от изходна база знания, що много добре. Але структурата (категории и подкатегории) технически не може да бъде импортирана. Първо, което направих, бяхме разгледани категории, в които организирани страници.

Ми започна с 3 основни "вимери" категории:

• Аудиторія - за кого страницата е най-полезна - позволява няколко варианта, такива като
• Продажби
• развитие
• маркетинг
• всичко
• Тип документа - който вид знания делиться. Згодом всеки тип матиме свой собствен шаблон, затова те ще бъдат стандартизирани. Най-добрата практика изисква, за да всяка страница е малка само един тип документ.
• политика
• Как да направите
• Процеса
• Нотатки и записи на тренинги
• Тема - про що страница. Тази структура може да бъде много дълбока, след това в компанията има много. Добавяне на страници към категории Темата е добронамерена - не е необходима, ако няма съответстваща категория.
• продукт
• Основни функции
• Управление на ресурси
• Довидкова служба
• Agile борда
• Инфраструктура
• Облак
• сървър
• Гибридно решение
• Вътрешен IT
• Екипи
• перспектива
• Оборудване
• Спално оборудване
• Индивидуално оборудване

Всеки редактор може да създава нови категории, които правим щомісячні перегляди, за да не се създаде твърде много неразбираеми или едноразови категории, структура за сортиране, за да не излезе от контрола.

Страници за навигация

Много важно, за да сте добре на потребителите ориентирани в новата добавка. Природен елемент за навигация е главно меню, каквото частково може да се направи. Използвам допълнителната опция домашня страница, която витае читатели, се препраща към статут за най-добрите практики за Knowledge Base 2.0 и се препраща към страниците, насочени към отделите в нашата компания.

Щраквайки, например, на Маркетинг, потребителят ще бъде насочен към страницата на индекса Маркетинг за преглед. Той също така съдържа допълнителна информация, която съответства на този отдел.

Разглеждаме възможността за използване на навигационни страници за сортиране на други критерии (например информация за продукт или обща политика на компанията).

[image alt="Стори

Крок за кроком

Ако само инсталирате категориите си и навигацията на страниците, потребителите вече работят с тях. В началото това може да бъде публикувано малко безладно, затова имаме няколко назначени администратори, които следят за тях, за да следват определен ред.

Използваме Knowledge Base 2.0 вече няколко месеца, и всичко ще започнем само. Ние разбираме, че нашите далечни от идеалното състояние досконало организирани и стандартизирани вики, които всички потребители (независимо от опита) знаят наизуст.

Вярваме, че процесът на нарастване на базата на знанията, органично, с помощта на засилени потребители, в крайна сметка ще доведе до по-доброто приложение, освен ако не струваме месеци на подготовката на системите, които нашите потребители трябва да научите, за да разберете.

Нашата препоръка е важно да се следи, тъй като потребителите правят това, и правят неголеми инкрементални стъпки за внедряване на повече точни организационни конфигурации, като страници на шаблони, правила за типография и др. Всеки крок, макар и малко да усложнява използването на базата знания в полза на вашата организация, трябва да се използва за обяснение на това, тъй като е полезно за всички целеви страници.

Заключение

Ми в Easy Software завърши процеса на мигриране и внедряване, и сега вашата черна. Дотримувайки тези поради и беручи натхнение, всяка компания може да бъде внедрена