Как да внедрим Knowledge Base 2.0 в Harmony: Příběh společnosti Easy Software.

Това е база знания 2.0

Jedná se o dokonalý způsob, jak získat přístup k znalostem společnosti, интегриран с Easy Redmine, který poskytuje výkonný nástrojový soubor za organizaci a skálování dokumentace, manuálů, processů, řízení kvality and podaljsh potřeb pro udržování znalo stí v organizaci.

Прочетете още

Jak jsme ho vytvořili

• Jaký byl problem: V Easy Software има множество вътрешни зналости, като раздели stalo příliš složitým za předchozí řešení. Pouhá sada článků v kategoriích už nestačila.
• Co jsme potřebovali: Hledali jsme специализирано приложение, което не е предложено с Easy Redmine. Можете да използвате софтуер с отворен код, който поддържате и само Easy Redmine е софтуер с отворен код.
• Které řešení jsme zvolili: BlueSpice перфектно отговаря на дефиницията. Това е решение с отворен код, специализирано wiki устройство, с сложна функционалност и интеграция с Easy Redmine.

Jak probíhala migrace

Měli jsme již existující data v naší předchozí znalostní bázi. Chtěli jsme převést mnoho z nich do nového řešení. Podívejte se, jakých sedm kroků jsme podnikli:

1. Управлявайте данните в původní znalostní bázi – začněte před migrací. Doporučujeme třídit všechny články podle data „poslední aktualizace“ и postupovat od nejstarších.

• Zjistíte, že mnoho článků z vrchu lze jednoduše smazat
• Jiné umístíte do specifické kategorie nazvané „k přezkoumání“ – aktualizujete je později
• Některé lze okamžitě aktualizovat
• Zbytek může zůstat tak, jak je

Два други типа:

• Pokud bude více lidí přezkoumávat články, může být dobrý nápad je nějak označit nebo nastavit vlastní pole – například „Přezkoumáno“.
• Zkontrolujte také názvy článků. Pokud obsahují problematické symboly, mohou způsobit problémy během migrace. Zde jsou některé tipy na mediawiki.org ohledně názvů stránek a legalních znaků в назв.

Прочетете още

2. Инсталирайте znalostní bázi 2.0 – technické dodání funkce. Използването на Easy Cloud е автоматично проведено за измерване

3. Proveďte několik testovacích migrací – nebyli jsme si jisti výsledkem, tak jsme proveli testovací migraci

• Zkontrolovali jsme názvy stránek, formátování obsahu (nadpisy, odstavce, odkazy a brázky) a kategorie
• Zkontrolovali jsme, jak dlouho to bude trvat (měli jsme více než 900 článků k migraci)
• Na základě našich zjištění z testovací migrace jsme proveli potřebné změny v obsahu původní znalostní báze
• „Обновихте“ jsme приложение znalostní báze 2.0 – премахнете всички данни

4. Информация за нашите потребители

• Informovali jsme je o datu produkční migrace = po této době je primárním zdrojem znalostní báze 2.0. Po této době budou mít uživatelé pouze čtení přístup k původním článkům (jen pro referenci a srovnání), jak vypadají nyní a dříve
• Uspořádali jsme několik kol uživatelského školení a zlepšení správy

5. Продуктов внос

• Přišel den, kdy jsme klikli na tlačítko a migrace byla spuštěna
• Po naší počáteční kontrole jsme snížili oprávnění pro všechny role v původní znalostní bázi – do režimu pouze pro čtení

Podívejte se na proces migrace

6. Interní podpora

• Určili jsme nekolik kolegů a kanal v Microsoft Teams, kde и нашите потребители mohou положат jakékoliv otázky ohledně fungování znalostní báze 2.0
• V produkci byly nalezeny některé problémy po migraci. Protože jsme stále měli původní aktivní, byli jsme schopni každý problém řešit odpovídajícím způsobem

7. Zakázat původní znalostní bázi

• Po asi 6 týdnech se požadavky na interní podporu postupně snížily
• Zakázali jsme původní znalostní bázi с нашето приложение Easy Redmine
• Doporučujeme vytvořit zálohu před odinstalováním pluginu

Jak společnost přijala změnu

Každá změna v organizaci vyžaduje nějaký čas na plné přijetí. Začátky jsou nejtěžší, proto musíme uživatele neustále připomínat výhody nového systému.

В případě Knowledge Base 2.0 е zřejmé, že pokud něco nevíte, zkuste nejprve vyhledat (žárovka v postranním panelu). Uvidíte výsledky nejen ve formě názvu článku (jako v původním Knowledge Base), ale také v samotném obsahu stránek na první pohled => existuje dobrá šance, že dostanete odgovor bez toho, abyste museli jít jinam.

Když uživatel jednoduše a rychle najde požadované znalosti od ostatních, je více ochoten sdílet své znalosti s těmi ostatními, aby se odvděčil a měl dobry pocit.

Jak probíhalo implementace

категория

Те бяха importovány z původního база знания, což je skvělé. Struktura (kategorie a podkategorie) však nemohla být technicky importována. První věcí, kterou jsme udělali, bylo přezkoumání kategorií, do kterých jsou stránky organizovány.

Začali jsme s 3 основни категории "размери":

• Cílová skupina - pro koho je stránka nejvíce užitečná - jsou povoleny různé options, jako je
• продажба
• Развитие
• маркетинг
• Вшични
• Въведете документ - jaký druh znalostí se sdílí. Nakonec bude mít každý typ svou vlastní šablonu, takže budou vypadat standardizovaně. Nejlepší praxe stanovuje, že každá stránka by měla mít pouze jeden typ dokumentu.
• политика
• Как да го направя
• процес
• Školicí poznámky a nahrávky
• тема - o čem stránka je. Tato struktura může jít hlouběji, protože v společnosti je mnoho témat. Přidání stránky do kategorie tématu je dobrovolné - není nutné, pokud neexistuje vhodná kategorie.
• Продукт
• Základní funkce
• Správa zdrojů
• Помощ Бюро
• Agilní deska
• инфраструктура
• облак
• Сървър
• Hybridní řešení
• Interní IT
• Тими
• перспектива
• железария
• Sdílený HW
• Индивидуални HW

Jelikož každý editor může vytvářet nové kategorie, provádíme měsíční revize, aby nebylo vytvořeno příliš mnoho nejasných kategorií jednorázového použití, jakýsi úklid struktury, aby nevznikl хаос.

Странична навигация

Критичен е, ако се наслаждавате в ново приложение dobře orientovali. Přirozenou položkou pro navigaci je главно меню, které je částečně přizpůsobitelné. Užitečnou daljší možností je domovská stránka, která vítá čtenáře, показва на článek o nejlepších postupech pro Knowledge Base 2.0 и показва на stránky věnované oddělením v naší společnosti.

Щракнете върху Маркетинг, за да видите потребителя на страницата на индекса Маркетинг за преглед. Obsahuje také daljší informace, které jsou relevantní pouze pro toto oddělení.

Zvažujeme použití stránek navigace pro daljší kritéria třídění (například informace o produktu nebo obecné firemní politiky).

Jeden krok po druhém

Jakmile наставете всяка категория и навигационни страници, потребители již mohou в ní pracovat. Na začátku to může působit trochu хаотичен, прото máme několik určených správců, kteří dohlížejí na udržování pořádku.

My používáme База знания 2.0 již několik měsíců a stále teprve začínáme. Uvědomujeme si, že jsme далеч от idealního stavu dokonale организирани и стандартизирани wiki, kterou všichni uživatelé (bez ohledu na zkušenosti) znají nazpaměť.

Věříme, že postupné rozšiřování znalostní báze, organicky, prostřednictvím zapojení vašich uživatelů, nakonec povede k lepšímu přijetí, než kdybychom strávili měsíce přípravou systému, který by naši uživatelé museli pečlivě studovat, aby ho pochopili.

Naší doporučení je pečlivě pozorovat, jak uživatelé již systém používají a postupně implementovat přesné organizační konfigurace, jako jsou šablony stránek, pravidla typografie atd. Každý krok, který alespoň trochu komplikuje používání znalostní báze pro větší dobro vaší organizace, by měl být doprovázen vysvětlením, jak to prospívá všem zúčastněným.

záver

My v Easy Software jsme dokončili process migrace a implementace a nyní je na řadě your firma. Následováním těchto tipů a inspirací může každá společnost implementovat novou znalostní bázi 2.0, která splňuje její jedinične potřeby и udržuje jijí ноу-хау в безопасност.

Vyzkoušejte to zdarma