Трябва да внедрите Kunskapsbas 2.0 в Harmony: История на Easy Software

Това е база знания 2.0

Той е перфектен обект, който се използва за създаване на нови файлове, интегрирани в Easy Redmine и не са пълни пълни веркти за организация и скална документация, ръководство, процесор, качество и други действия за поддържане на информация в организация.

Прочетете повече

Хър ви скападе дет

• Vad var utmaningen: På Easy Software blev mängden intern kunskap att dela for för complex för den tidigare lösningen. Bara en vanlig uppsättning artiklar i kategorier räckte inte längre.
• Vad vi behövde: След едно специализирано приложение ще бъдете готови, докато Easy Redmine стане по-добър. Den måste definitivt vara öppen källkod eftersom vi stöder det och Easy Redmine självt är öppen källkod.
• Vilken lösning vi valde: BlueSpice е перфектна дефиниция. Det är en öppen källkodslösning, ett specialised wikiverktyg, med complex anpassningsbarhet и интеграция с Easy Redmine.

Hur migreringen ägde rum

Vi hade redan befintliga data i vår tidigare kunskapsdatabas. Vi ville överföra mycket av det till den nya lösningen. Se vilka sju steg vi har tagit:

1. Rensa up data i den ursprungliga kunskapsdatabasen – börja innan migreringen. Препоръчваме ви да сортирате всички артикули след датата на „последната актуализация“ и да отидете от старите до следващите.

• Du kommer att märka att många artiklar från toppen kan helt enkelt raderas
• Andra kan du placera i en specifik kategori som kallas "för granskning" – du kommer att uppdatera dem senare
• Vissa kan updateras omedelbart
• Resten kan vara oförändrade

Вашите още съвети:

• Om fler personer ska granska artiklarna, kan det vara en bra idé att på något sätt märka dem eller ange ett anpassat fält – до пример "Granskad".
• Controllera också titlerna på artiklarna. Om de innehåller problematiska symboler kan de orsaka problem under migreringen. Имате några съвети на mediawiki.org om sidtitlar и Правни знаци за заглавие.

Прочетете повече

2. Инсталирайте Kunskapsdatabas 2.0 – технически средства за функциониране. След като влезете в Easy Cloud, след това ще бъдете автоматизирани

3. Gör några testmigreringar – vi var osäkra på resultatet, så vi gjorde en testmigrering

• Vi kontrollerade sidtitlar, innehålls formattering (rubriker, stycken, länkar och bilder) и категории
• Vi kontrollerade hur lång tid det skulle ta (vi hade över 900 artiklar att migrera)
• Vi gjorde nödvändiga ändringar i innehållet i den ursprungliga kunskapsdatabasen baserat på våra resultat från testmigreringen
• Vi "uppdaterade" Kunskapsdatabas 2.0-applikationen – изтрийте всички данни

4. Информация до våra användare

• Vi informerade dem om produktionsmigreringens datum = efter denna tidpunkt är primar kunskapskälla Kunskapsdatabas 2.0. Efter denna tidpunkt kommer användare endast ha läsåtkomst till de ursprungliga artiklarna (bara för referens och jämförelse) hur de ser ut nu och tidigare
• Vi höll några omgångar av användarutbildning och administratörsutbildning

5. Внос на продукция

• Dagen kom när vi skulle klikka på knappen och migreringen kördes
• Efter vår initiala kontroll sänkte vi behörigheterna för alla roller i den ursprungliga kunskapsdatabasen – till läsläge

Se migreringsprocessen

6. Стажантска поддръжка

• Вие използвате några колегия и един канал в Microsoft Teams, за да използвате анвандаре, който е прост от функциите на Kunskapsdatabas 2.0
• Några проблем след migreringen har upptäckts i produktionen. Eftersom vi fortfarande hade den ursprungliga aktiva, kunde vi lösa varje problem på rätt sätt

7. Inaktivera den ursprungliga kunskapsdatabasen

• Efter cirka 6 veckor avtog supportförfrågningarna
• Vi inaktiverade den ursprungliga kunskapsdatabasen från vår Easy Redmine-applikation
• Vi rekommenderar att göra en säkerhetskopia innan du avinstallerar tillägget

Hur företaget accepterade en förändring

Varje förändring i en organization tar tid att bli fullständigt accepterad. Början är svårast, vilket är varför vi måste fortsätta påminna våra användare om fördelarna med det nya systemet.

Попаднах в базата знания 2.0, за да се справя с интелектуалния ветеринарен лекар, за първи път търсейки (лампа и сидофалтет). Du kommer att se resultat inte bara i form av artikelns titel (som i den ursprungliga Knowledge Base), utan också i själva innehållet på sidorna vid första anblicken => det finns en god chans att du får ett svar utan att behöva gå någon annanstans.

När användaren enkelt och snabbt hittar önskad kunskap från andra är de mer benägna att dela sin kunskap med de andra, som en återgäldning och känsla.

Hur implementeringen fortskred

Категории

De importerades från den ursprungliga Knowledge Base, vilket är bra. Men strukturen (kategorier och underkategorier) kunde inte tekniskt importeras. Det första vi gjorde var att granska kategorierna, i vilka sidorna är organiserade.

Vi började med 3 huvudsakliga "dimensioner" av kategorier:

• Publik - för vem sidan är mest användbar - flera alternativ är tillåtna som
• продажба
• развитие
• Маркетинг
• Алла
• Dokumenttyp - vilken typ av kunskap som delas. Till slut kommer varje typ att ha sin egen mall, så att de alla ser standardiserade ut. Bästa praxis säger att varje sida bara ska ha en dokumenttyp.
• Политики
• Как се прави
• Процесор
• Träningsanteckningar och inspelningar
• Ämne - vad sidan handlar om. Denna struktur kan gå djupare, eftersom det finns många ämnen i företaget. Att lägga till en sida i en ämneskategori är frivilligt - inte nödvändigt om det inte finns någon lämplig kategori.
• Продукт
• Kärnfunktioner
• Ресурсхантеринг
• Hjälpdesk
• Агил тавла
• Infrastruktur
• Молн
• Сървър
• Hybridlösning
• Стажант ИТ
• Екип
• перспектива
• Хардвара
• Delad hårdvara
• Individuell hårdvara

Eftersom varje redaktör kan skapa nya kategorier gör vi månatliga översyner så att det inte skapas för många otydliga или engångsanvända kategorier, en slags strukturtidning så att det inte blir kaotiskt.

Navigeringssidor

Det är kritiskt att användarna kan navigera den nya applikationen väl. En naturlig del for navigating är huvudmenyn, som delvis kan anpassas. Ett användbart tillägg är startsidan, som välkomnar läsarna, länkar till artikeln om bästa praxis för Knowledge Base 2.0 och länkar till sidor som är dedikerade till avdelningar i vårt företag.

Genom att klikka på t.ex. Marknadsföring kommer användaren att dirigeras till indexet for marknadsföringssidor för att bläddra igenom. Det innehåller också ytterligare information som är relevant endast för den avdelningen.

Vi överväger att använda navigeringssidor för andra sorteringskriterier (som produktinformation eller allmänna företagspolicys).

Ett steg i taget

När du har ställt in dina kategorier och dina navigeringssidor kan användarna redan arbeta i det. Det kan verka lite rörigt från början, vilket är varför vi har några utvalda administratörer som ser till att det finns ordning.

Вие използвате Knowledge Base 2.0 в några månader nu, och vi är fortfarande bara i början. Vi inser att vi är långt ifrån en idealiskt organiserad och standardised wiki som alla användare (oavsett erfarenhet) kan utantill.

Vi tror att det är bättre att gradvis växa kunskapsbasen, organiskt, genom engagerade användare, än att provedera månader på att förbereda ett system som våra användare skulle behöva studera hårt för att förstå.

Vår rekommendation är att noga наблюдател hur användarna använder det och ta små steg mot att implementera mer precisa organisatoriska konfigurationer, som sidmallar, typografiregler и т.н. av en förklaring om hur det gynnar alla berörda.

заключение

Vi på Easy Software можете да извършвате миграции и процеси на внедряване и това не е така. Genom att följa dessa tips ovan och ta inspiration kan vilket företag som helst implementera en ny Knowledge Base 2.0 som uppfyller deras unika behov och håller deras kunskap säker.

Prova det gratis