Сега внедрява База знания 2.0 в Harmony: История на Easy Software

Hvad er база знания 2.0

Дет е перфектният модерен начин за добавяне към вирксомхедс, интегриран в Easy Redmine и лостове и крафтфулдт до организиране и скалиране на документация, ръководство, процесор, управление на качеството и други действия за и поддържане, които се виждат за една организация.

Прочетете повече

Sådan skabte vi det

• Hvad var udfordringen: Hos Easy Software е предназначен за стажантски виждания, der skulle deles, for kompleks for den tidligere løsning. Bare en almindelig samling af artikler i kategorier var ikke længere nok.
• Hvad vi havde brug for: След едно специализирано приложение, можете да го направите лесно в Easy Redmine. Този череп не ви позволява да използвате софтуер с отворен код, както и Easy Redmine да използвате софтуер с отворен код.
• Hvilken løsning vi valgte: BlueSpice пасира идеално за дефиниция. Разберете достъп до отворен код и специализирана wiki-версия, с сложна поддръжка и интеграция с Easy Redmine.

Sådan foregik migrationen

Имате всички съществуващи данни и вие имате tidligere vidensdatabase. Vi ønskede at overføre meget af det til den nye løsning. Se hvilke syv trin vi har taget:

1. Rens data i den oprindelige vidensdatabase - начало за миграция. Vi anbefaler and sortere alle artikler after "senest updatet" dato og gå fra ældste til nyeste.

• Du vil opdage, at mange artikler fra toppen kan slettes
• Andre placerer du i en specifik kategori kaldet "til gennemgang" - du opdaterer dem senere
• Nogle kan updateres med det same
• Resten kan forblive som de er

За повече съвети:

• Hvis flere personer skal gennemgå artiklerne, kan det være en god idé at mærke dem eller angive et brugerdefineret филц - f.eks. "Gennemgået".
• Tjek også titlerne på artiklerne. Hvis de indeholder problematiske symboler, kan de forårsage problemer under migrationen. Нейните er nogle съвети на mediawiki.org om sidetitler og lovlige titeltegn.

Прочетете повече

2. Инсталатор Vidensdatabase 2.0 - техническо управление на функциите. За да влезете в Easy Cloud, можете да го направите автоматично

3. Udfør nogle testmigrationer - vi var ikke sikre på resultatet, så vi lavede en testmigration

• Имате странични заглавия, вътрешно форматиране (надпис, afsnit, връзки и снимки) и категории
• Vi tjekkede, hvor lang tid det ville tage (vi havde over 900 artikler, der skulle migreres)
• Vi foretog nødvendige ændringer i indholdet af den oprindelige vidensdatabase baseret på vores resultater fra testmigrationen
• Vi "актуализирате" Vidensdatabase 2.0-applikationen - изведете всички данни

4. Информация до вашите потребители

• Vi informerede dem om produktionsmigrationsdatoen = efter dette tidspunkt er primarvidenskilden Vidensdatabase 2.0. Efter dette tidspunkt vil brugerne kun have skrivebeskyttet adgang til de oprindelige artikler (kun til reference og sammenligning) for at se, hvordan de ser ud nu og før
• Vi afholdt nogle runder af brugertræning og admin-færdighedsopdateringer

5. Внос на продукция

• Dagen kom, hvor vi skulle clickke på knappen, og migrationen blev kørt
• Efter vores første kontrol sænkede vi tilladelserne for all roller i den oprindelige vidensdatabase - til skrivebeskyttet tilstand

Se migrationsprocessen

6. Стажантска поддръжка

• Ако имате колеги и сте в канала на Microsoft Teams, ако имате потребители, които все още се обръщат към функциите на Vidensdatabase 2.0
• Nogle problemer efter migrationen blev fundet i produktionen. Da vi stadig havde den oprindelige aktiv, kunne vi løse hvert problem derefter

7. Деактивирайте оригиналната база данни videns

• Efter cirka 6 uger aftog supportanmodningerne
• Vi deaktiverede den oprindelige vidensdatabase fra vores Easy Redmine-приложение
• Vi anbefaler at lave en sikkerhedskopi, inden du afinstallerer pluginet

Sådan accepterede virksomheden en ændring

Enhver ændring i en organization tager tid at blive fulldt accepteret. Begyndelserne er de sværeste, derfor skal vi blive ved med at minde vores brugere om fordelene ved det nye system.

Използвам Knowledge Base 2.0 er det åbenlyse, hvis du ikke ved noget, skal du prøve at søge først (pære i sidepanelet). Du vil se resultater ikke kun i form af artikelens titel (som i den oprindelige Knowledge Base), men også i samve indholdet af sidere ved første øjekast => der er en god chance for, at du får et svar uden at skulle gå andre steder кокошка.

Når brugeren hurtigt og nemt finder den ønskede viden fra andre, er de mere tilbøjelige til at dele deres viden med de andre, for at gengælde tenesten og følelsen.

Sådan forløb implementeringen

Категории

De blev importeret fra den oprindelige Knowledge Base, hvilket er fantastisk. Men strukturen (kategorier og underkategorier) kunne ikke knisk importeres. Det første, vi gjorde, var at gennemgå kategorierne, som siderne er organiseret i.

Започнахте с 3 основни измерения от категорията:

• Публика - hvem er siden mest nyttig for - flere muligheder er tilladt som
• Салг
• Удвиклинг
• маркетинг
• всички
• Тип документ - hvilken type viden der deles. På sigt vil hver type have sin egen skabelon, så de alle ser ensartede ud. Bedste praksis dikterer, at hver side kun skal have én dokumenttype.
• Политика
• Sådan gør du
• процес
• Обучение и наблюдение
• Emne - hvad handler siden om. Denne struktur kan gå dybere, da der er mange emner i virksomheden. Tilføjelse af en side til en emnekategori er frivillig - ikke påkrævet, hvis der ikke findes en passende kategori.
• Продукт
• Kernefunktioner
• Стиринг на ресурсите
• Hjælpeskranke
• Агил тавле
• Infrastruktur
• облак
• Сървър
• Хибриден løsning
• Стажант ИТ
• Отбори
• перспектива
• железария
• Delt HW
• Индивидуално HW

Da enhver redaktør kan oprette nye kategorier, foretager vi månedlige revisioner for at undgå, at der oprettes for mange uklare kategorier til enkeltbrug, en slags oprydning i strukturen, så den ikke bliver uoverskuelig.

Navigationsider

Det er vigtigt, at brugerne kan navigere godt i den nye applikation. Et naturligt element til navigation er hovedmenuen, som delvist kan tilpasses. Един nyttig extra mulighed er hjemmesiden, som byder læserne velkommen, linker til artiklen om best practices for Knowledge Base 2.0 и linker til strandikeret til afdelinger i vores virksomhed.

Ved at klikke f.eks. på Marketing bliver brugeren dirigeret til indekset over Marketing-sider for at gennemse dem. Det indeholder også yderligere information, der kun er relevant for den afdeling.

Vi overvejer at bruge navigationsider til andre sorteringskriterier (såsom produktinformation eller generelle virksomhedspolitikker).

Et skridt ad gangen

Når du har indstillet dine kategorier og dine navigationsider, kan brugerne allerede arbejde i det. Det kan virke lidt rodet i starten, hvilket er grunden til, at vi har nogle udpegede administrator, der sørger for, at der er orden.

Вие сте използвали базата знания 2.0 и сега сте в момента, и вече сте започнали. Vi er klar over, at vi er langt fra en ideel tilstand af en perfekt organiseret og standardiseret wiki, som alle brugere (uanset erfaring) kender udenad.

Vi tror på, at det er bedre at vokse Knowledge Base gradvist, organisk, gennem dine engagerede brugere, end at bruge måneder på at forberede et system, som vores brugere skulle studere hårdt for at forstå.

Vores anbefaling er at nøje watchre, hvordan brugerne bruger det, og tage små trin mod at implementere puke precise organisatoriske konfigurationer såsom side-skabeloner, typografiregler osv. Колкото и да не сте, der selv let komplicerer brugen af ​​Knowledge Base til gavn for din organisation, bør ledsages af en forklaring på, hvordan det gavner alle enabled.

Заключение

Vi hos Easy Software поддържа миграции и процеси на внедряване, както и други други. Благодарение на пълните съвети и вдъхновението за копаене можете да подобрите внедряването на база знания 2.0, за да добавите уникални функции и притежател, който може да ви помогне.

Prøv det gratis