Контролирайте бюджетите на проекти като професионалист

Основните умения на ръководителя на проекти включват управление на финансите на проекта и гарантиране, че проектът остава в рамките на определения бюджет. В крайна сметка спазването на финансовия план често е и едно от най-честите критерии за оценка на проекта успех.

Индивидуалните разходи постепенно ще „изядат“ общата сума пари, с която разполагате за проекта. Мониторинг на приходите, разходите и общия паричен поток следователно е от съществено значение за правилното администриране на целия бюджет на проекта. Ако отговаряте за множество проекти едновременно, вкл. техните бюджети, тогава е необходимо да се следи финансовото състояние на цялото портфолио от проекти.

5 стъпки за финансово планиране на проекта

За да избегнете загубата на бюджета на вашия проект и в крайна сметка проектът да се провали, ние сме подготвили стъпки за финансовото планиране на вашия проект.

Избор на инструменти

На първо място е необходимо да се идентифицират един инструмент който ще служи като централна точка на управлението на финансите на вашия проект. Не само в светлината на събитията от 2020 г., но вие също искате да имате онлайн достъп до този инструмент, така че вие ​​и вашият екип да можете добавете разходи в реално време от всяко мястои не забравяйте нищо. Идеалният сценарий е да използвате директно софтуера, който вече използвате, за да управлявате самия проект. Например в Easy Redmine имате директен достъп до специални панели за бюджет, заплати и фактури или паричен поток.

Идентифициране на разходи

Само софтуерът обаче няма да е достатъчен, ако не идентифицирате задълбочено всички елементи, които принадлежат към вашия бюджет. За да направите това, препоръчваме да използвате CBS или Структура на разбивката на разходите, да ти помогне прозрачно картографирайте всички компоненти на вашия бюджет. В CBS може да липсват разходи или разходи, в противен случай сте изправени пред риск от грешки, които могат да повлияят значително на цялото планиране на проекта.

Създаване на бюджет

След като имате преглед на очакваните приходи и разходи, можете да продължите с реалното планиране, т.е. създаване на бюджет. Когато наистина се идентифицират всички постоянни и променливи разходи, вие да получите представа за проектаприблизителна стойност и суми, които може да достигнете или не.

Наблюдавайте напредъка

По време на проекта вие или упълномощеното лице трябва наблюдава реалното развитие на финансите и ги сравнете с първоначалния бюджет. Следователно трябва да работите с отчети за печалби и загуби и да наблюдавате паричния си поток. Освен това, за случаите, когато използвате отделни счетоводни инструменти за наблюдение и регистрация, ние опростихме вашата работа чрез интеграция на тези инструменти в Easy Redmine.

Най-важното е да имате предвид, че можете само предотвратяване на евентуално преразход на бюджета като наблюдавате развитието на разходите си и веднага ще разберете дали част от проекта е извън контрол.

Оценява

Както обикновено, не забравяйте да направите ретроспектива, след като проектът ви приключи. Сравняване на получените разходи с първоначалния план ще ви даде представа за точността на вашето планиране, което можете да подобрите в други проекти. Можете също така да проследите кои части на проекта се отклоняват най-много от плана и да определите дали това се случва многократно. Накратко, използвайте събраните данни на макс.