Oletko valmis näihin vuoden 2023 seitsemään projektinhallinnan trendiin?

1. Täysin etätiimien hallinta

Etätyöskentely ei ole uusi trendi, mutta se varmasti jatkuu vuoteen 2023 asti - jopa suuret tiimit ovat viime aikoina siirtyneet 100% etätyöhön. Johtamisen kannalta tämä tarkoittaa lisäsuunnittelua ja varmistamista, että kaikki ovat synkronissa.

Miten valmistautua:

• Käytä työkaluja, jotka on luotu tiimien synkronointiin. Työkalut, kuten Лесно Redmine - huipputason ratkaisu etäprojektinhallintaan.
• Kuuntele tiimisi tarpeita. Kysy yksilöiltä, ​​miten he mieluummin työskentelevät, mikä toimii heille ja mikä ei.
• Luota tiimeihisi, se motivoi heitä. Älä ole микромениджъри.

Haluatko oppia lisää siitä, miten ylläpitää tuottavuutta etätyöntekijöille? Lue lisää оттук.

Haluatko oppia lisää siitä, miten hallita tiimiäsi etänä? Lue lisää täältä.

2. Hybridilähestymistapa projektinhallintaan

Toivoisimme, että olisi yksi projektinhallinnan lähestymistapa, joka toimisi kaikille projektille ja tiimeille, mutta näin ei ole. Nykyään projektinjohtajien on oltava joustavia ja kyettävä valitsemaan paras metodologia. Oikean valitsemiseksi heidän on otettava huomioon työmäärä, ominaisuudet ja resurssit, pitäen kuitenkin mielessä, ettei ole tarpeen pitäytyä vain yhdessä projektinhallinnan menetelmässä. Mutta niin kauan kuin lähestymistapa toimii ja antaa sinulle oikeat tulokset, ei ole väliä, minkä valitset.

Miten valmistautua:

• Ole analyyttinen. Oletko varma, että käytössä oleva projektinhallinnan metodologia sopii todella projektillesi?
• Tutustu kaikkien tiimin jäsenten tarpeisiin ja sovita ketterä lähestymistapa sen mukaisesti.
• Ole joustava ja rohkea. Muokkaa ketterää lähestymistapaa vastaamaan kaikkien tiimin jäsenten tarpeita.
• Hanki neuvoja. Jos tunnet tarvitsevasi apua, älä ujostele, vaan etsi kokenut mentor, joka auttaa sinua räätälöinnissä.
• Välitä ketterä tietämyksesi muille tiimeille, kuten Ops-tiimeille ja muille, jotka voivat oppia ja hyötyä siitä.
• Ajattele aina onnistunutta toimitusta. Se on päämäärä, ei ole väliä, saavutatko sen käyttämällä ketterää, ei-ketterää tai molempia yhdistävää menetelmää.

„Easy Softwaressa yhdistämme menetelmiä, есимеркикси verkkosivustomme kehityksessä. Koska työskentelemme ulkoisen ohjelmistotoimiston kanssa, joka työskentelee ketterästi ja on scrum-tiimin ominaisuuksia, mutta on myös rajoitettu kuukausittaisella budjetilla и SLA-sopimuksella, olemme löytäneet tavan työskennellä virstanpylväiden ja aikataulun kanssa, mutta reagoimme silti ketterällä tavalla. Asetamme joka kuukausi luettelon pyynnöistä, joilla on arvioitu työtuntien määrä, ja sitten viikoittaisessa katselmuksessa säädämme suunnitelmaa ja prioriteetteja toimitettavien tuotteiden perusteella. Joten loppujen lopuksi toimitamme arvokkaimmat parannukset kyseiselle kuukaudelle, pitäen kiinni resursseista."

Jan Pavera, ръководство за ръководство, Easy Software

3. Edistyneet projektinhallintaratkaisut

Saavuttaaksesi korkean suorituskyvyn projektin tarvitset tehokkaita projektinhallintatyökaluja. Edistyneet työkalut auttavat sinua suunnittelemaan, aikatauluttamaan, kommunikoimaan ja ennen kaikkea onnistuneesti toimittamaan. Miten tarkalleen ottaen edistyneet työkalut vaikuttavat projektisi vaiheisiin?

Projektin suunnittelu - Käyttää tietoja aiemmista projektista suunnittelun parantamiseksi.

Aikataulutus ja ajanseuranta - Seuraa tehtäviin käytettyä aikaa ja hallitsee aikataulutettuja kokouksia, määräaikoja, virstanpylväitä ja paljon muuta.

Edistyksen seuranta - Seuraa projektien edistymistä ja auttaa sinua näkemään tarvitsetko enemmän resursseja.

Viestintä ja yhteistyö - Tämä mahdollistaa tärkeän tiedon vaihtamisen tiimien, asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa.

Budjetit ja määräajat - Helpottaa toimitusta vaaditun budjetin puitteissa.

Miten valmistautua:

• Hanki yksi työkalu, joka tarjoaa kaiken tarvitsemasi projektinhallintaan - tehokkaasta projektin suunnittelusta, aikataulutuksesta ja ajanseurannasta sujuvaan yhteistyöhön ja edistyksen seurantaan. Easy Redmine tarjoaa kaiken tämän.
• Opi niin paljon kuin mahdollista työkalustasi hyödyntääksesi sitä täysimääräisesti. Easy Redminen avulla voit oppia kaiken tarvittavan koulutuskeskuksemme през.

4. Optimointi и tuottavuus

Айка на тулут pienemmille tehokkaille tiimeille. Tiimit, joissa oli 20 henkilöä, muuttuvat nyt vain 8 hengen tiimeiksi. Siksi projektijohtajien on opittava siirtymään suurten ryhmien koordinoimisesta pienempien tiimien hallintaan ja käyttämään aikaansa tehokkaasti. Mutta älä huoli! Se ei tarkoita, että kaikkien pitäisi tehdä enemmän töitä, vaan kyse on jokaisen askeleen hyödyntämisestä parhaalla mahdollisella tavalla käyttämällä apuna työkaluja.

Miten valmistautua:

• Päästä eroon tiimin häiriötekijöistä. Kysy itseltäsi, tarvitaanko kaikkia suunniteltuja kokouksia todella? Jos kyllä, mieti niiden lyhentämistä ja tehokkuuden parantamista, jotta tiimit voivat keskittyä tehtäviinsä.
• Ajattele tiimin dynamiikkaa. Kuinka hyvin tiimin jäsenet työskentelevät yhdessä? Pyri pieniin, korkean suorituskyvyn tiimeihin.
• Työskentele älykkäiden projektinhallintatyökalujen kanssa, jotka auttavat sinua olemaan tehokkaampi.

„Easy Softwarella parantaaksemme säännöllisten kokousten tehokkuutta järjestämme työpajoja, joissa koko tiimi selventää kokouksen tarkoitusta, mitä he haluavat saada siitä irti ja miten siihen päästään. Esimerkiksi olemme lyhentäneet sprintin katselmointia yli 45 minuutista 30 minuuttiin, koska olemme yhdessä huomanneet, että keräämme täällä vain palautetta emmekä etsi ratkaisuja. Suosittelen tekemään tämän kokouskatselmoinnin säännöllisesti jokaisessa yrityksessä, esimerkiksi tunnistamaan, mitkä kokoukset eivät enää tuota arvoa ja vievät vain aikaa, tai tekemään jokaisen tiimin jäsenen tietoiseksi siitä, miksi he käyttävät aikaa jossakin."

Anita Bubeníčková, Agile Master, Easy Software

5. AI и автоматика

Monien eri teollisuudenalojen prosessit ovat jo automatisoituja – nyt tekoäly auttaa vähitellen myös projektijohtajia. Tavoitteena on käyttää näitä tehnologioita ajan säästämiseen, tehokkuuden lisäämiseen ja parempien päätösten tekemiseen. Miten tekoäly ja automaatio auttavat meitä?

Tehtävien automatisointi – Tietyt tehtävät, kuten tietojen syöttö ja analysointi, tehdään tekoälyn avulla ajan säästämiseksi. 

Resurssien kohdentaminon – Tekoäly voi optimoida resurssien kohdentamisen auttaakseen sinua saamaan projektit päätökseen tehokkaasti ja ajallaan.

Ennakoiva analytiikka – Tekoäly analysoi tietoja ja ennustaa projektien riskejä ja haasteita.

Päätöksenteon tuki – Analysoimalla tietoja ja antamalla suosituksia tekoäly voi auttaa projektijohtajia tekemään päätöksiä. 

Miten valmistautua: 

• Anna tehnologialle mahdollisuus äläkä pelkää kokeilla sitä.
• Sijoita taitojen kehittämiseen, joita tekoälyllä ei vielä ole, kuten johtajuus, tunneäly, henkilökohtainen viestintä (konfliktien ratkaisu, yhteisymmärryksen rakentaminen ja vakuuttaminen) sekä luova ongelmanratkaisu.
• Opettele käyttämään aikataulutusta tai tietojen visualisointia automatisoidaksesi monimutkaisia ​​tehtäviä.

6. Projektinhallinnan toimiston muutokset

Koska työkalut ovat älykkäämpiä ja automaatio on käytössä, projektinhallinnan toimisto voi kokea joitain muutoksia. Monet organisaatiot ottavat nyt käyttöön ketteriä menetelmiä ja PMOjen on tuettava ja helpotetava niitä. Joidenkin ennusteiden mukaan PMO siirtyy pois tiimien ja resurssien määrittelystä ja sen on keskityttävä enemmän strategiseen suunnitteluun.

Näyttää siltä, ​​että heidän on alettava keskittyä enemmän "miten" kysymyksiin, kuten: miten optimoida prosesseja, miten käynnistää uusi projekti ajoissa jne.

Miten valmistautua: 

• Kysy itseltäsi, miten voit optimoida tiimisi prosesseja. Selvitä organisaatiosi heikot kohdat ja pyri parantamaan niitä.
• Miksi et olisi jo askeleen edellä ja alkaisi toimia strategisesti PMOssa?

„Projektien läpinäkyvän seurannan, asetetun rakenteen ja prosessien sekä yhtenäisen raportoinnin ansiosta Easy Projectissa emme tuhlaa aikaa projektitapaamisissa tarpeettomiin ja pitkiin tilannekatsauksiin ja voimme käyttää säästetyn ajan pääasiassa projektihin, jotka eivät etene suunnitellusti. Voimme tarkastella niitä strategisesti ja optimoida niiden etenemistä, jotta voimme hallita niitä onnistuneesti. Ja projektissa, jotka etenevät suunnitellusti, juhlimme vielä enemmän niiden valmistumista."

Jan Řeřicha, PMO-päällikkö, Easy Software

7. Painotus pehmeisiin taitoihin ja tunneälyyn

Kun tekoäly ja automaatio hoitavat nyt "teknisen" osan, tunneälykkäät projektijohtajat arvostetaan enemmän kuin koskaan. Konfliktien ratkaisu, tiimin jäsenten vaikuttaminen, tehokas viestintä, johtaminen ja yhteistyö sidosryhmien kanssa – on monia asioita, joita tekoäly ei voi tehdä, ja ne ovat erittäin tärkeitä tulevina vuosina. Siksi on tärkeää työskennellä ja kehittää pehmeitä taitojaan.

Miten valmistautua: 

• Aina varaa aikaa suhteiden kehittämiseen. Kerro tiimillesi, että arvostat heidän työtään ja mielipiteitään. 
• Ole tarkkaavainen, kuuntele muita ja jos huomaat konfliktin, keskustele siitä sen sijaan, että jättäisit sen huomiotta.
• Työskentele viestintä- ja empatiataitojesi parantamiseksi.

Заключение

Kuten näet, tehnologiat tekevät paljon muutoksia projektinhallintaan. Perinteiset lähestymistavat eivät enää ole tehokkaimpia, ja automaatio on tulossa osaksi työpäiviämme. Jos haluamme saavuttaa menestystä, meidän on ensin sopeuduttava – lukemalla tämän olet jo oikealla tiellä!