Готови ли сте за тези 7 тенденции в управлението на проекти през 2023 г.?

1. Управление на напълно отдалечени екипи

Работата на отдалечено място не е нов тренд, но определено ще продължи да бъде с нас през 2023 година - дори големи екипи в момента преминават към 100% отдалечен работен процес. За управлението на това означава допълнително планиране и увереност, че всички са в синхрон.

Как да се подготвите:

• Използвайте инструменти, създадени за поддръжка на екипите в синхрон. Инструменти като Лесно Redmine - висококачествено решение за отдалечен проектен мениджмънт. 
• Слушайте нуждите на екипа си. Попитайте отделните хора как предпочитат да работят, какво работи за тях и какво не.
• Доверете се на екипа си, това ще бъде мотивирано. Не бъдете микромениджър.

Искате да научите повече за това как да поддържате производителността на отдалечените работници? Прочетете повече чукам. 

Искате да научите повече за това как да управлявате екипа си отдалечено? Прочетете повече тук.

2. Хибриден подход към управлението на проекти

Бихме искали да има един подход към управлението на проектите, който да работи за всички проекти и екипи, но това не е така. В нашите дни управителите на проекти трябва да бъдат гъвкави и да мога да изберат най-добрата методология. За да изберете правилната, трябва да вземете предвид количеството работа, характеристиките и ресурсите, като имате предвид, че няма нужда да се придържате само към един метод за управление на проекта. Но докато подходът работи и ви дава правилните резултати, не е важно кой избирате. 

Как да се подготвите:

• Бъдете аналитични. Сигурни ли сте, че методът на управление на проекти, който използвате, наистина отговаря на проекта ви? 
• Научете се за нуждите на всички членове на екипа и гъвкаво адаптирайте своя гъвкав подход.
• Бъдете гъвкави и смели. Приспособявате своя гъвкав подход към нуждите на всички членове на екипа.
• Получете съвет. Ако чувствате, че се нуждаете от помощ, не бъдете срамежливи и намерете опитен ментор, който ще ви помогне с приспособяването.
• Предайте своите знания за гъвкав подход на други екипи, като екипите за операции и други, които могат да научат и да се използват от тях.
• Винаги мислете за успешната доставка. Това е главната цел, независимо дали сте я постигнали с помощта на гъвкав, негъвкав или комбиниран подход.

„Лесен софтуер комбинираме методи, Например при разработването на нашия сайт. That като работим с външна софтуерна агенция, която работи гъвкаво и има характеристики на екип за скръм, но е ограничена от месечен бюджет и SLA договор, намерихме начин да работим с майлстоуни и график, но все още да реагираме гъвкаво. Поставяме списък с искания всеки месец, който има оценка на работните часове, и след това на седмичния преглед приспособяваме плана и приоритетните въз основа на изпълнението на задачите. Така накрая доставяме най-ценните подобрения за този месец, като се придържаме към ресурсите."

Ян Павера, Продуктов собственик, Easy Software

3. Решения за напреднали управление на проекти

За да получите високопроизводителен проект, трябва да имате ефективни инструменти за управление на проекти. Напредналите инструменти ще ви помогне да планирате, планирате графици, комуникирате и най-важното, да успешно доставете. Как точно напредналите инструменти ще повлияят на фазите на вашия проект?

Планиране на проекта - Използване на данни от минали проекти, за да подобри планирането.

Графиране и проследяване на времето - Проследява времето, отделено за задачите, и управлява планираните срещи, краен срок, важни етапи и други.

Проследяване на напредъка - Проследява напредъка на проекта и ви помага да видите необходимите повече ресурси.

Комуникация и сътрудничество - Това ви позволява да обменяте важна информация с екипи, клиенти и заинтересовани страни.

Бюджети и краен срок - Улеснява доставката в рамките на изискванията на бюджета.

Как да се подготвите:

• Получете един инструмент, който ви предоставя всичко необходимо за управление на проекта ви - от ефективно планиране на проекта, графизиране и проследяване на времето до гладко и проследяване на напредъка. Лесно Redmine предлага всичко това.
• Научете колкото можете повече за инструмента си, за да го използвате на пълна мощност. С Easy Redmine можете да научите всичко, което има да се знае, чрез нашите Център за обучение.

4. Оптимизация и производителност

Времето на по-малки ефективни екипи е настъпило. Екипите, които имат 20 души, вече ще бъдат само екипи от 8. И така, управителите на проекти трябва да научат да прехвърлят от координиране на големи групи към управление на по-малки екипи и да използвам времето си ефективно. Но не се прилагайте! Това не би трябвало да означава, че всички ще работят повече, става въпрос за използване на всеки един етап по най-добър начин, като използвате инструменти, които ви помагат да го направите.

Как да се подготвите:

• Отървете се от отвличащите вниманието на екипа. Попитайте себе си, дали всички планирани срещи наистина са необходими? Ако да, мислите за това да направите по-кратки и по-ефективни, така че екипите да се фокусират върху задачите си.
• Мислете за динамиката на екипа. Колко добре работите заедно с членовете на вашия екип? Стремете се към малък, високопроизводителен екип.
• Работете с умни инструменти за управление на проекти, които ще ви помогнат да бъдете по-ефективни.

„В Easy Software, за да подобрявам ефективността на редовните срещи, провеждаме работни, където срещите целият екип пояснява целта на срещата, какво искат да получат от нея и как да стигнат до там. Например намалявахме прегледа на спринта от над 45 минути на 30, защото осъзнахме колективно, че просто събираме обратна връзка тук и че това не е място, където търсим решения. Препоръчвам да правите това прегледане на срещи редовно във всяка компания, за да идентифицирате, например срещи, които вече не доставят стойност и просто отнемат време, или за създаване на всеки член на екипа сте осведомени защо прекарва време някъде."

Анита Бубеничкова, Agile Master, Easy Software

5. Изкуствен интелект и автоматизация

Процесите в много различни индустрии вече са автоматизирани - сега изкуственият интелект постепенно, но сигурно ще помогне и на управителите на проекти. Цел е да се използват тези технологии, за да бъдете спести време, да бъдете по-ефективни и да се вземат по-добри решения. С какво ще ни помогнете изкуствения интелект и автоматизацията?

Автоматизация на задачите - Някои задачи като въвеждане на данни и анализ ще бъдат извършени от изкуствения интелект, за да ви спестят време. 

Оптимизация на разпределението на ресурсите - Изкуственият интелект може да оптимизира разпределението на ресурсите, за да ви помогне да завършите проектите ефективно и навреме.

Предиктивна аналитика - Изкуственият интелект ще анализира данните и ще предвиди рисковете и предизвикателствата на проекта.

Подкрепа за вземане на решения - Чрез анализ на данни и предоставяне на предложения, изкуственият интелект може да помогне на управителите на проекти да вземат решения. 

Как да се подготвим: 

• Дайте шанс на технологиите и не се страхувайте да експериментирате с тях.
• Инвестирайте в развитието на уменията, които липсват на изкуствения интелект, като лидерство, емоционална интелигентност, лична комуникация (разрешаване на конфликти, постигане на консенсус и убеждаване) и творческо решаване на проблеми.
• Научете се да използвате автоматизация на графизиране или визуализация на данни, за да изпълните сложни задачи.

6. Промени в офиса за управление на проекти

това като инструментите стават по-умни и автоматизацията работи, офисът за управление на проекти може да претърпи някои промени. Много организации вече приемат агилни методи и офисите за управление на проекти трябва да ги подкрепят и да ги улесняват. Някои от прогнозите споменават, че офисът за управление на проекти ще се отклони от дефинирането на екипи и ресурси и ще трябва да се фокусира върху по-стратегическо планиране.

Изглежда, че ще трябва да започвам да се фокусирам върху повече въпросите "как", като например: как да оптимизирате процесите, как да стартирате нов проект навреме и т.н.

Как да се подготвим: 

• Задайте си въпроса, както можете да оптимизирате процеса на вашия екип. Научете за слабите страни на вашата организация и работете за тяхното подобряване.
• Защо да не бъдете една крачка напред и да започнете да работите стратегически в офиса за управление на проекти вече?

„Благодарение на прозрачното проследяване на проектите, здравата структура и процеси, и единното докладване директно в Easy Project, ние не губим време в срещи в офиса за управление на проекти с ненужни и дълги актуализации на статуса и можем да използваме спеченото време главно за проекти, които не се движат според плана. Можем да ги разгледаме стратегически и да оптимизираме напредъка им, за да можем да ги управляваме успешно. А на проекти, които се движат според плана, празнуваме още повече за тяхното завършване."

Ян Рериха, ръководител на офиса за управление на проекти, Easy Software

7. Основен акцент върху меките умения и EQ

Като изкуственият интелект и автоматизацията вече се грижат за "техническата" част, управителите на проекти с емоционална интелигентност ще бъдат оценявани повече от всякога. Разрешаване на конфликти, влияние върху членовете на екипа, ефективна комуникация, лидерство и координационни процеси със заинтересованите страни - има много неща, които изкуственият интелект не може да направи и те ще бъдат изключително важни в бъдещите години. Затова е важно да работим върху и да развиваме меките си умения.

Как да се подготвим: 

• Винаги отделяйте време за инвестиране в отношенията. Нека екипът ви знае, че цените тези усилия и мн