كيفية تطوير خدمة العملاء باستخدام ريدماين

كمالك أي نشاط تجاري, بغض النظر عن حجمه، يجب أن يكون خدمة العملاء أحد أولوياتك الرئيسية ويجب أن تضمن أن يتم مساعدة وتوجيه عملائك الحاليين والمحتملين بأكثر الطرق فعالية ممكنة.

ما هي خدمة العملاء الآلية ولماذا هي مهمة؟

ومع ذلك، من المهم أيضًا أن نفهم أن خدمة العملاء أمر صعب وأنه ليس بهذه السهولة للحصول ع لى الصواب. في البدايةة حتى أكثر الأطر الخدمية التي تعتمد على البشر كفاءة قد تنهار بسبب زيادة عدد الأ شخاص الذين يحتاجون إلى المساعدةةةةةالمواقف التحديةةةةةطالضغط الزمني المستمر،, مما يؤدي إلى تبعات مختلفة بين موظفي خدمة العملاء بما في ذلك التعب والاضطراب وتقليل قدرات اتخاذ القرار.

هنا يأتي دور مفهوم خدمة العملاء الآلية. تشير خدمة العملاء الآلية إلى استخدام ودمج التكنولوجيا الرقمية والوظائف في عملية خدمة العملاء العملاء خاصة بك, لتقليل عنصر المشاركة البشرية وجعل إطار خدمة العملاء الخاص بك أكثر موثوقية واعتماد ة.

أسباب لتطبيق خدمة العملاء الآلية

الاستثمار في تطبيق خدمة العملاء الآلية لنشاطك التجاري/مشروعك هو شيء لن تندم عليه, وسيكون ل ه دائمًا عائدًا, سواء في المدى القصير أو الطويل. فيما يلي الفوائد المرتبطة بها.

1. الدعم المباشر على مدار الساعة

يكره العملاء الالتزام بساعات العمل للحصول على إجابات استفساراتهم ويمكن أن يكون هذا سببًا لعدم التعاون معك. في حين أن هذا عائق في خدمة العملاء التي تعتمد على البشر, يمكنك بسهولة ضمان أن عملائك الحا ليين والمحتملين يمكنهم الحصول على المساعدة والإجابات على استفساراتهم من خلال خدمة العملاء الآل ة التي تعمل على مدار الساعة.

وفقًا لـ Zendesk, يعتبر 89% من العملاء استجابة سريعة لاستفسارهم الأول مهمة، وهذا أمر ممكن فقط من خلال خدمة العملاء الآلية.

2. تقليل تكاليف التشغيل

سيتطلب تطبيق خدمة العملاء الآلية استثمارًا مرة واحدة للحصول على البرامج/الأجهزة وتوفير الت دريب ولكن هذا كل شيء. يمكنك تقليل نفقات التشغيل المرتبطة بخدمة العملاء إلى حد كبير من خلال اختيار التطبيق الآلي.

3. زمن الاستجابة السريع

بالطبع, ستقلل خدمة العملاء الآلية من وقت الانتظار وزمن الاستجابة بشكل كبير، مما يزيد من فرصك في جذب العملاء.

4. الموثوقية

بالنسبة للمهام المملة مثل الإجابة على الاستفسارات وتقديم المساعدة الأساسيةة, التكنولوجيا موثوق ة للغاية, ويمكنك أن تتوقع أن يؤدي النظام الآلي لديك هذه المهام بطريقة سلسة مع الحد الأدنى من أخطاء أو الأخطاء.

5. راحة العملاء

غالبًا ما يشعر العملاء بالراحة أكثر في التواصل مع الأنظمة الآلية لنقل استفساRAتهم, مما يتيح لهم طرح المزيد من الأسئلة والحصول على إجابات لاستفساراتهم/مخاوفهم.

6. تقليل الاعتمادات

يمكن أن تكون الاعتمادات في عمليات خدمة العملاء مزعجة للغاية ويمكن أن تبطئ سلسلة خدمة ال عملاء بأكملها. لحسن الحظ, تقلل خدمة العملاء الآلية من الاعتماداتتت, مما يجعل العمليات أسرع وأكثر سلاسة.

كيفية إعداد مكتب المساعدة في Redmine

لتطبيق خدمة العملاء الآليةة, ستحتاج إلى برنامج يناسب متطلباتكة, وأداة إدارة المشروع Redmine هي واحدة يمكنك استخدامها, إعداد مكتب المساعدة в Redmine بسيط نسبيًا.

1. إضافة مشروع إلى مكتب المساعدة

للبدء, قبل إعداد مكتب المساعدةة, ستحتاج إلى إنشاء مشروع أساسي, الذي ستضيفه لاحقًا إلى مكتب المساعدة. يمكنك عرض قائمة المشاريع الموجودة وإضافة المشروع الذي تريده إلى مكتب المساعدة باستخدام الخيار المعطى. بعد إضافة مشروع إلى مكتب المساعدةة, ستظهر إعدادات مكتب المساعدة.

2. تعيين وتكوين صندوق البري

4. Запазете SLA 

لضمان قرار النزاعات بشكل فعالة هل يمكنك أيضًا تكوين إعدادات اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) ع ن طريق ضبط ساعات الاستجابة وساعات الحل ومستوى الأولوية وساعات عمل SLA. من خلال الترتيب الأولوي الفعال, يمكنك التأكد من أن القضايا المتعلقة بالوقت تحل بسرعة وأنك لا تفقد الوقت الحاسم في التعامل مع القضايا غير المهمة أولاً.

يمكن أن يكون تتبع مقاييس SLA أمرًا مهمًا للغاية حيث يتيح لك تحليل أداء فريق خدمة العملاء الخ اص بك، وتحديد الاختلافات عندما تكون واضحةةة واتخاذ إجراءات تصحيحية في أقرب وقت ممكن.

الاعتبارات والاستنتاج

على الرغم من أن تأتيميت خدمة العملاء الخاصة بك يمكن أن تجعل بالتأكيد عملياتك العامة أكثر ك فاءة وموثوقية عالية، إلا أنه من المهم أيضًا أن تفهم أن تأتيميت خدمة العملاء هو عملية مس تمرة تتطلب منك مراقبة ومراقبة العملياتتت, وكذلك النتائج, في فترات منتظمةةةة لضمان سلامة الإطا ر بأكمله.

قد تحتاج أيضًا إلى إدخال وظائف وتدابير جديدة لتحسين العمليات بشكل أكبرة, والحاجة إ لى ذلك تعتمد تمامًا على نوع عملك/مشروعك وأهدافك.

علاوة على ذلك, يعتمد مدى تأثير خدمة العملاء المؤتمتة بشكل إيجابي على مدى كيفية دمج مجموعة القنوات بأكمله